Kauffrau für Büromanagment / Kaufmann für Büromanagement bei Universität Duisburg Essen

Wir sind eine junge, innovative Universität mitten in der Metropole Ruhr. Ausgezeichnet in Forschung und Lehre denken wir in Möglichkeiten statt in Grenzen und entwickeln Ideen mit Zukunft. Wir leben Vielfalt, fördern Potenziale und engagieren uns für Bildungsgerechtigkeit, die diesen Namen verdient.

Die Universität Duisburg-Essen (UDE) sucht am Campus Duisburg am Center for Nanointegration Duisburg-Essen (CENIDE) eine

Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)

(Entgeltgruppe 9a TV-L)

Das CENIDE ist eine zentrale wissenschaftliche Einrichtung der UDE und koordiniert den Profilschwerpunkt „Nanowissenschaften“ mit über 90 angeschlossenen Arbeitsgruppen (www.cenide.de). Zudem betreibt CENIDE das NanoEnergieTechnikZentrum (NETZ) sowie das Interdisciplinary Center for Analytics on the Nanoscale (ICAN). Für die Geschäftsstelle von CENIDE wird eine selbstständige Persönlichkeit mit einem hohen Maß an Eigeninitiative gesucht, die das Team zuverlässig, kompetent und flexibel unterstützt. Dienstort ist das NETZ am Campus Duisburg.

Ihre Aufgaben

• Sie betreuen die Bewirtschaftung von Haushalts- und Drittmitteln (Mittelbewirtschaftung) inkl. Verwaltung der Kostenstellen in SAP, Kalkulation von Personal- und Sachausgaben sowie Unterbreitung von Finanzierungsvorschlägen
• Sie verwalten die Abwicklung von Drittmittelprojekten
• Sie sind verantwortlich für die Planung, Organisation und Unterstützung bei der Durchführung von nationalen und internationalen wissenschaftlichen Veranstaltungen (auch in englischer Sprache)
• Sie wickeln Beschaffungsvorgänge inkl. Einholung von Angeboten, Durchführung von Bestellungen und Kontierung ab
• Sie sind zuständig für die Abwicklung von Personalangelegenheiten, Beantragung von Personalmaßnahmen sowie Führen und Kontrollieren von Personallisten
• Sie erledigen allgemeine Sekretariatsaufgaben inkl. Aktenführung, Terminkoordination, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
Sie führen die Korrespondenz per E-Mail, Telefon oder Post (auch in englischer Sprache)

Ihr Profil

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Bürokaufmann/-frau, European-Management-Assistant oder ähnliche abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Berufsausbildung mindestens mit der Gesamtnote „befriedigend“ ist notwendig
• erforderlich sind darüber hinausfolgende Kenntnisse und Erfahrungen:
  sehr gute Kenntnisse im Rechnungswesen, möglichst im universitären Zusammenhang
  gute bis sehr gute Kenntnisse der Standardsoftware für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Termin- und Adressverwaltung (Microsoft Office)
  sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache und gute Kenntnisse der englischen Sprache jeweils in Wort und Schrift
  Erfahrungen in der Büroorganisation
• Flexibilität, Eigeninitiative, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, hohe Motivation, Verbindlichkeit sowie Zuverlässigkeit werden erwartet
gewünscht wird eine aufgeschlossene, serviceorientierte Persönlichkeit mit organisatorischem Geschick sowie ausgeprägter Kommunikations- und Teamfähigkeit, die bestenfalls Kenntnisse in der Abwicklung von Drittmittelprojekten, Grundkenntnisse der ERP-Software SAP sowie Kenntnisse der für die Universität relevanten Ordnungen und Richtlinien mitbringt
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Sie erwartet

• eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit mit Gestaltungspotenzial, bei der Sie Kontakte mit vielen Bereichen der UDE haben
• ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander
• gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
• Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder
• Beratung bei familiären Pflegeaufgaben
• ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung
• eine sehr gute ÖPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze
attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)

Besetzungszeitpunkt schnellstmöglich

Vertragsdauer 2 Jahre

Arbeitszeit 100 Prozent einer Vollzeitstelle

Bewerbungsfrist 18.01.2024

Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Teilzeit- und Befristungsgesetz, so dass nur Personen berücksichtigt werden können, die noch nicht an der Universität Duisburg-Essen beschäftigt waren.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung (siehe Bewerbungslink) mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen) unter Angabe der Kennziffer 878-23 .

Weitere Informationen zur Stelle erhalten Sie bei Herrn Dr. Tobias Teckentrup (Telefon 0203-379 8178, E-Mail: tobias.teckentrup@uni-due.de ) und zum Bewerbungsverfahren im Personalsachgebiet bei Frau Nadine Free (Telefon 0203-379 1877, E-Mail: nadine.free@uni-du