Fremdsprachenassistent*in / Fremdsprachensekretär*in bei 2 Physikalisches Institut Universität Stuttgart

2.Physikalisches Institut, Universität Stuttgart

Das 2. Physikalische Institut der Universität Stuttgart unter Leitung von Prof. Na Liu forscht auf den Gebieten der Nanophotonik und der DNA-Nanotechnologie.

Für das Sekretariat suchen wir ab dem 1.10.2024 eine*n

Fremdsprachenassistent*in (w/m/d) / Fremdsprachensekretär*in (w/m/d)

in Vollzeit (100%). Die Stelle ist unbefristet zu besetzen. Die Vergütung erfolgt je nach vorliegenden persönlichen und fachlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe TV-L E9a.

Welche Aufgaben erwarten Sie bei uns?

Sie sind mit der selbständigen und eigenverantwortlichen Führung des Institutssekretariats mit folgenden Aufgabenbereichen betraut:

• Budgetverwaltung von Haushaltsmitteln und Drittmitteln
• Personalverwaltung (akad. Beschäftigte, wiss. Hilfskräfte) auf Institutsebene
• Bestell- und Beschaffungswesen inklusive Rechnungsbearbeitung
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben
• Kontaktperson, Empfang und Betreuung von Studierenden und Besuchern*innen
• Administrative Unterstützung von Wissenschaftler*innen verschiedener Nationalitäten, z.B. bei der Beantragung von Aufenthaltsgenehmigungen
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Organisation von Aufenthalten von Gastwissenschaftlern
• Administrative Unterstützung der Institutsmitglieder bei Lehr- und Prüfungsaufgaben
• Korrespondenz mit internationalen Partnern sowie Bearbeitung (Übersetzung/Korrektur) von Texten in Deutsch, Englisch und einer weiteren Sprache
• Kommunikation mit universitätsinternen und externen Einrichtungen

Was bieten wir Ihnen?

• Die Mitarbeit in einem motivierten, kollegialen und internationalen Team
• Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeiten in unmittelbarer Forschungsnähe
• Ein angenehmes und wertschätzendes Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
• Eine unbefristete Einstellung in Vollzeit bei gegebenen persönlichen Voraussetzungen
• Die Vergütung richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L). Die Eingruppierung erfolgt je nach persönlichen bzw. tariflichen Voraussetzungen bis max. in die Entgeltgruppe TV-L E9.
• Die üblichen Sozialleistungen des Öffentlichen Dienstes der Länder (z.B. betriebliche Altersvorsorge, hauseigene Kantine, VVS-Zuschlag, Kinderbetreuung, Sportangebote des Hochschulsports etc.)
• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsangebote zur persönlichen Weiterentwicklung

Was bringen Sie mit?

• Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachenassistent*in / Fremdsprachensekretär*in /Europasekretärin*in (m/w/d) oder vergleichbare Ausbildung
• Erfahrungen mit Sekretariats- und Assistenzaufgaben idealerweise im forschungsnahen Umfeld (z.B. Universität oder andere Forschungseinrichtungen)
• Gute Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Englisch, Deutsch und einer weiteren Sprache.
• Sicherer Umgang mit Standard-Softwareanwendungen (insbesondere Microsoft Office und idealerweise SAP)
• Idealerweise Erfahrung in der Verwaltung von Drittmitteln
• Teamfähigkeit verbunden mit Eigeninitiative und eine strukturierte und engagierte Arbeitsweise
• Persönliche Integrität und Zuverlässigkeit
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Aufgeschlossenheit in einem internationalen Umfeld

Wir hoffen Ihr Interesse geweckt zu haben und freuen uns auf Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen, vorzugsweise per E-Mail in einem PDF-Dokument an neubrech@pi2.uni-stuttgart.de. oder an das 2. Physikalische Institut, Universität Stuttgart, Pfaffenwaldring 57, 70569 Stuttgart.

Für Ihre Fragen wenden Sie sich gerne an Dr. Frank Neubrech (neubrech@pi2.uni-stuttgart.de, Tel.: 0711/685 65222).

Bewerbungsschluss ist der 21.07.2024. Nach Bewerbungsfristende eingehende Bewerbungen können nicht mehr berücksichtigt werden. Bewerbungs- und Vorstellungskosten können nicht erstattet werden. Bitte reichen Sie keine Originaldokumente ein, da wir die Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Verfahrens datenschutzgerecht vernichten. Informationen nach Art. 13 DS-GVO zum Umgang mit Bewerbungen finden Sie unter https://www.uni-stuttgart.de/datenschutz/bewerbung.

Die Universität möchte den Anteil an Frauen erhöhen. Wir ermutigen daher Frauen nachdrücklich zur Bewerbung. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar. Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung.

Art der Stelle: Vollzeit

Arbeitsort: Vor Ort

Bewerbungsfrist: 21.07.2024