Sachbearbeiter*in mit dem Schwerpunkt Bearbeitung der Geschäftsvorfälle im elektronischen Rechnungsworkflow bei Landeshauptstadt Kiel

Stellenausschreibung

Kiel sucht frische Köpfe.

Kieler Amt für Finanzwirtschaft sucht Unterstützung

Starten Sie bei uns als

Sachbearbeiter*in mit dem Schwerpunkt Bearbeitung der Geschäftsvorfälle im elektronischen Rechnungsworkflow

(vergütet nach EG 6 TVöD / A 7 SHBesG)

und werden Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt Teil der Kieler Stadtverwaltung in Voll- oder Teilzeit.

Was wir bieten - Ihre Vorteile

• ein vielfältiges Arbeitsfeld, das aktive Mitgestaltung erfordert und wünscht
• die Möglichkeit, Familie, Freizeit und Arbeitsalltag zu einem sinnhaften Ganzen zu vereinen
• Arbeit für eine Stadt von morgen in interdisziplinären Teams mit fachlicher Expertise
• flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen wechselnder Prozesse und Aufgabenfelder
• passgenaue Pendler*innen-Förderung - via Jobticket oder Förderung privater Fahrradbeschaffung (auch E-Bikes)

Was zu tun ist - Ihre neue Aufgabe

• Sie bearbeiten das Postfach „Service Rechnung“ nach Rücksprache mit den Organisationseinheiten der Stadtverwaltung und den Lieferant*innen. Sie reichern die Vorgänge um Metadaten an und bearbeiten alle Rechnungen im Teilworkflow „ungeklärte Rechnungen“.
• Sie begleiten die eRWF-Schulungen wegen möglicher buchhalterischer Fragestellungen sowie Schulungen und Infoveranstaltungen in den Organisationseinheiten der Stadtverwaltung zum Thema „Kontierung / Fehler“ im elektronischen Rechnungsworkflow.
• Sie sind zuständig für den Support der Organisationseinheiten der Stadtverwaltung (z.B. Kontierer*innen und Anordnende) und halten Rücksprache mit den Lieferant*innen der Stadtverwaltung einschließlich der telefonischen Beratung.
• Sie erfassen Eingangsrechnungen (kreditorische Rechnungen, Zahlungsausgangsanzeigen, kreditorische Gutschriften) im elektronischen Rechnungsworkflow der Firma Axians Infoma. Im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten prüfen Sie die Geschäftsvorfälle mit den buchungsbegründenden Unterlagen und der Adressprüfung in der Finanzsoftware von Axians Infoma, dem Schleswig-Holstein-Portal bei Privatpersonen und im Internet bei Firmen.
• Sie legen Stammdaten der Kreditor*innen in Zusammenarbeit mit der Stammdatenverwaltung der Stadtkasse an und pflegen diese.
• Sie prüfen die Geschäftsvorfälle mit den buchungsbegründenden Unterlagen im eRWF für alle Organisationseinheiten der Stadtverwaltung.

Was Sie mitbringen - Ihre Qualifikationen

• Ausbildung. Sie bringen eine abgeschlossene, mindestens dreijährige Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf mit.

• Alternativ verfügen Sie über die Laufbahnprüfung für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe eins, Fachrichtung Allgemeine Dienste.

• Erfahrung. Sie kommen aus der Praxis: Mindestens 2 Jahre einschlägige Berufserfahrung auf Grundlage der geforderten Vor- und Ausbildung liegen hinter Ihnen.

• Zugelassen werden auch Bewerber*innen, die über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren als Rechtsanwalts-, Notar-, Rechtsanwalts- und Notar- bzw. Patentanwaltsfachangestellte*r oder Steuerfachangestellte*r verfügen. Hier ist eine mindestens 5-jährige einschlägige Berufserfahrung auf Grundlage der geforderten Vor- und Ausbildung erforderlich.

• Fachlichkeit. Sie sind fachlich versiert. Die Anwendung von Finanzfachsoftware Axians Infoma ist Ihnen vertraut – oder Sie sind bereit, sich diese Kenntnisse kurzfristig anzueignen.

Die vorstehend genannten Ausschreibungskriterien müssen bis zum Ende der Ausschreibungsfrist vollständig erfüllt sein.

Was Sie auszeichnet - Haltung und Persönlichkeit

Die Ihnen übertragenen Aufgaben erledigen Sie eigenverantwortlich. Sie verfügen des Weiteren über die Fähigkeit, den Belangen anfragender Kolleg*innen verständnisvoll entgegen zu kommen und fachkundig damit umzugehen und behalten auch bei erhöhtem Arbeitsanfall und in schwierigen Lagen den Überblick.

Gut zu wissen - Besonderheiten Ihrer Stelle

Die Stelle ist teilbar.

Es besteht die Möglichkeit, die Aufgaben im Rahmen flexibler Arbeitsformen wahrzunehmen, z.B. mobiles Arbeiten, Arbeiten im Home Office (Telearbeit) oder durch Arbeitsplatz-Sharing in einem modernen Bürogebäude.

Gern bieten wir Ihnen die Möglichkeit einer Hospitation an, auch vor dem Hintergrund, dass wir mit dem elektronischen Rechnungsworkflow der Firma Axians Infoma arbeiten.

Interessiert? – Wir auch.

Gern möchten wir Sie kennenlernen!

Ihr Kontakt bei fachlich-inhaltlichen Fragen zur Stelle ist: Sven Holmer Kühl, Tel. 043