Vorzimmerassistenz der Referatsleitung für das Referat 13 „Gebäudemanagement und zentrale Dienste“ in München bei Bezirk Oberbayern Personalreferat
Vorzimmerassistenz (m/w/d) der Referatsleitung für das Referat 13 „Gebäudemanagement und zentrale Dienste“ in München bei Bezirk Oberbayern Personalreferat
Sie streben einen sicheren Arbeitsplatz an, an dem man Ihre beruflichen Ziele ebenso unterstützt wie Ihren Wunsch nach flexiblem Arbeiten in einer wertschätzenden Umgebung? Dann ist Ihr Platz bei uns: Im Referat 13 Gebäudemanagement und zentrale Dienste brauchen wir Ihre Kenntnisse, Ihr Wissen und Ihre Erfahrung, um den Gebäudebetrieb im Bezirk Oberbayern und in dessen Außenstandorten täglich ein Stück mehr zu verbessern.
Kommen Sie zu uns. Gemeinsam gestalten wir Oberbayern als soziale und kulturelle Heimat für alle.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist folgende bis zum 31.12.2024 befristete Stelle in Vollzeit mit 39 Wochenstunden in Entgeltgruppe 9a TVöD/VKA zu besetzen:
(Kennzi?er 2023/13001-1)
- Sie organisieren und koordinieren die Tagesstruktur der Referatsleitung und übernehmen / überwachen das Terminmanagement.
- Sie sorgen für die vorbereitende und unterstützende Aufbereitung der Korrespondenz.
- Durch eigenständige Zu- und Sachbearbeitung unterstützen Sie die Arbeit der Referatsleitung.
- Zu Ihren Aufgaben gehören die Vorbereitung von Besprechungen, Erstellung von Präsentationen einschließlich Datenrecherche, -aufbereitung und -zusammenstellung inklusive Protokollführung und -auswertung.
- Ebenso fällt in Ihren Bereich die Funktion eines Intranet-Redakteurs (m/w/d).
- Neben der Erstellung und Koordination von Sitzungsvorlagen gehört auch die zentrale Dokumentenverwaltung und die Organisation und Koordination von Gremien etc. einschließlich der Budgetverwaltung zum Aufgabenportfolio.
- Sie kümmern sich ebenfalls um die Organisation von Fortbildungsreisen und die Betreuung von Schnittstellen.
- Sie übernehmen die Arbeiten am Zeiterfassungssystem ELIZA für das Referat.
- Sie besitzen eine erfolgreiche Ausbildung / einen erfolgreichen Abschluss in der 2. Qualifikationsebene, Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen, oder
- als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) VFA-K (Fachbereich Kommunalverwaltung) oder
- des Beschäftigtenlehrgangs I oder
- zum Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement oder einen anderen vergleichbaren Abschluss in einer kaufmännischen Fachrichtung.
- Sie verfügen über einschlägige nachweisbare Erfahrung (von mindestens zwei Jahren) im Aufgabengebiet Vorzimmer bzw. Assistenz, in der Protokollführung sowie in der Verwaltung.
- Sie besitzen fundierte Kenntnisse im Umgang mit PC-Standardprogrammen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams oder anderen Videokonferenzformaten).
- Außerdem verfügen Sie über Kenntnisse im Umgang mit der Sitzungssoftware Session, dem Haushalts- und Kassenrechtsverfahren proDoppik oder die Bereitschaft, sich in diese Programme einzuarbeiten.
- Sie haben ein sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift sowie sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik.
- Sie besitzen eine sehr gute Organisationsfähigkeit.
- Eine selbstständige und gründliche Arbeitsweise ist für Sie selbstverständlich.
- Sie sind teamfähig und verfügen über die Fähigkeit zur guten Zusammenarbeit mit allen Arbeitsgebieten innerhalb des Referates.
- Sie haben ein hohes Maß an Engagement sowie hohe Flexibilität bei der Übernahme von verschiedenen Aufgaben.
- Sie besitzen eine hohe stressbedingte Belastbarkeit.
- Freundlichkeit und Verhandlungsgeschick, auch im Umgang mit schwierigen Gesprächspartnern, ist für Sie selbstverständlich.
- Sie haben ein sicheres und souveränes Auftreten, auch in Stresssituationen.
- Sie verfügen über Eigeninitiative.
- Der Umgang mit Menschen bereitet Ihnen Freude, zudem haben Sie ein ausgeprägtes Serviceverständnis.
Wir sind ein öffentlicher Arbeitgeber und bieten neben sinnvollen, abwechslungsreichen Tätigkeiten folgende Benefits:
- Chancengleichheit und Diversität sind uns wichtig
- Arbeiten in einem guten Betriebsklima und einer wertschätzenden Führungskultur
- Eine fundierte Einarbeitung, die Sie klar und strukturiert an die neue Aufgabe heranführt, sowie individuelle Unterstützung durch das ganze Team
- Ausgezeichnete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie, z.B. flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten und eine Kinderbetreuung in der betriebseigenen Kinder