Mitarbeiter:in im Servicebereich der "Scanstelle" bei Bezirksregierung Münster

STELLENAUSSCHREIBUNG

Die

Bezirksregierung Münster

sucht

eine Mitarbeiterin / einen Mitarbeiter (m/w/d)

im Servicebereich der „Scanstelle“

FACHBEREICH

Dezernat 24
- öffentliche Gesundheit, medizinische und phar-

mazeutische Angelegenheiten, Krankenhausange-
legenheiten, Sozialwesen, Gesundheitsfachberufe,
Anerkennung ausländischer Abschlüsse im Ge-
sundheitswesen

BESCHÄFTIGUNGS-
VERHÄLTNIS

Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach
dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der
Länder (TV-L)

VERGÜTUNG
Entgeltgruppe 05 Teil I Entgeltordnung zum

TV-L

BEFRISTUNG Befristet für zwei Jahre

BESCHÄFTIGUNGS-
UMFANG

Vollzeitbeschäftigung

BEGINN sofort

BEWERBUNGSFRIST 17.10.2023

IHR AUFGABENGEBIET

Vor dem Hintergrund des demografischen Wandels und des Fachkräftemangels hat

die Landesregierung die Regelungen für berufliche Anerkennungsverfahren in den Ge-

sundheitsberufen reformiert. Die Bezirksregierung Münster ist bereits seit 2020 als

„Zentrale Anerkennungsstelle für Gesundheitsberufe“ landesweit tätig. Seit 2021 ist

die Bezirksregierung Münster auch für im Ausland erworbene Bildungsabschlüsse in

den Pflege- und Gesundheitsfachberufen landesweit zuständig.

Ziel dieser Aufgabenübertragung ist insbesondere, eine zentrale Anlaufstelle für qua-

lifizierte ausländische Fachkräfte zu schaffen und somit den Anerkennungsprozess für

alle Antragsstellenden der Pflege- und Gesundheitsfachberufe, die ihre Abschlüsse im

Ausland erworben haben, zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Eine sehr gut funktionierende Scanstelle und Registratur sind wesentlicher Bestandteil

der Tätigkeiten in der Zentralen Anerkennungsstelle für Gesundheitsberufe und unab-

dingbare Voraussetzung für eine schnelle und effiziente Aufgabenwahrnehmung. Zum

01.03.2023 wurde eine neue Fachsoftware eingeführt, die zugleich die Einführung ei-

ner digitalen Aktenführung ermöglicht.

Der Einsatz erfolgt vorrangig in der zentralen Scanstelle.

Ihre Aufgabenschwerpunkte: 

Scanstelle (Einscannen der Eingangspost), das Scannen erfolgt auf Basis der

Technischen Richtlinie „Rechtssicheres ersetzendes Scannen“ (TR-RESISCAN) 

Vorbereitung der Papiereingänge für den Scanvorgang in der Scanstelle 

Gescannte Vorgänge sortieren 

Anlegen und Registrieren von elektronischen Akten 

Bei kopierendem Scannen Verteilung der Papiereingänge nach Buchstaben

Für den Vertretungsfall ist neben dem o.a. Tätigkeitsbereich ein Einsatz in der Regist-

ratur vorgesehen.

Ihre Aufgabenschwerpunkte: 

Akten mit Stammdaten in der Fachsoftware FMS anlegen 

Bearbeitung von sonstigen elektronischen Eingängen (z.B. per Outlook oder im

Dokumentenmanagementsystem DOMEA) 

Dokumente den elektronischen Akten sortieren, Dokumente umbenennen, Post-

verteilung der elektronisch eingegangenen Post nach Buchstaben, Metadaten-

pflege 

E-Mails, die zu keiner Personenakte gehören in DOMEA ablegen 

Akten zur Versendung an andere Behörden bzw. zur Akteneinsicht durch Rechts-

anwälte vorbereiten 

Aktenablage; Scanvorbereitung von „Alt-Papierakten“ 

Betreuung des Funktionspostfaches der Zentralen Anerkennungsstelle für Ge-

sundheitsberufe im Teilbereich der approbierten Heilberufe, insbesondere Vertei-

lung der Eingänge an die zuständige Sachbearbeitung 

Überwachung der Aufbewahrungsfristen, sonstige Unterstützungsarbeiten

VORAUSSETZUNGEN

Zur Erledigung der Aufgaben müssen Sie über die folgend aufgeführten

Qualifikationen verfügen: 

eine erfolgreich abgeschlossene verwaltungsbezogene oder kaufmännische

Berufsausbildung im Bereich Büro / Verwaltung 

Interesse an der Digitalisierung von Dokumenten und digitaler Verwaltung 

IT-Kenntnisse im Umgang mit gängigen Office-Programmen wie Word und

Excel 

sichere Kenntnisse und Fertigkeiten im Umgang mit Outlook 

eine zielgerichtete und strukturierte Arbeitsweise 

Fortbildungsbereitschaft, insbesondere im Bereich verwaltungsspezifischer An-

wendungsprogramme 

körperliche Belastbarkeit, insbesondere für das Heben und Tragen schwerer

Akten 

Mobilität für die erforderlichen Wechsel zwischen den Dienstgebäuden 

eine ausgeprägte Teamfähigkeit

Erfahrungen in einem entsprechenden Tätigkeitsfeld