Assistenz der Amtsleitung bei Stadt Leipzig

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Kulturamt eine Assistenz der Amtsleitung (m/w/d).

Leipzig ist eine lebenswerte Großstadt mit einer vielfältigen Kunst- und Kulturlandschaft. Das Kulturamt entwickelt Strategien für die Kulturentwicklung und setzt kulturelle Ziele der Stadt um. Hier werden freie Träger der Kunst und Kultur gefördert, über 35 kulturgenutzte Liegenschaften bewirtschaftet und Sanierungsstrategien und Nutzungskonzepte für diese erarbeitet. Im Kulturamt liegt auch die Verantwortung für über 350 die Denkmale und Kunstobjekte im öffentlichen Raum. Darüber hinaus gehören die städtischen Museen und der Thomanerchor als Regiebetriebe zum Kulturamt. Die Assistenz der Amtsleitung arbeitet an der Schnittstelle zu Kultureinrichtungen, Initiativen und Vereinen, den Ämtern der Stadt und Bürgerinnen und Bürgern.

Das bieten wir

eine unbefristete Stelle in Vollzeit (entspricht 39 Stunden für Tarifbeschäftigte) oder Teilzeit mit einer wöchentlichen Arbeitszeit ab 35 Stunden

ein jährliches Einstiegsgehalt zwischen 39.758,54 Euro (Stufe 1) und 44.603,07 Euro (Stufe 3) brutto entsprechend der Bewertung nach Entgeltgruppe 7 TVöD zuzüglich einer Zulage in Höhe von maximal 200,00 Euro

eine Jahressonderzahlung und eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung

flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, tageweise im Homeoffice zu arbeiten

30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr

vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten sowie zusätzlich drei Tage Bildungsförderung im Kalenderjahr

ein bezuschusstes Job-Ticket der Leipziger Verkehrsbetriebe sowie die Möglichkeit des JobRad-Leasings

Mental Health Maßnahmen im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung

eine individuelle, auf Ihre Kompetenzen abgestimmte Einarbeitung

ein kollegial agierendes Team mit wertschätzenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

Das erwartet Sie

Sie sind die Schnittstelle für die verschiedenen Bereiche des Amtes sowie für externe Ansprechpartner/-innen und unterstützen an entscheidender Stelle die Prozesse und den Informationsfluss innerhalb des Amtes, um einen optimalen Service nach innen und außen zu gewährleisten.

Durchführung koordinativer und organisatorischer Aufgaben, wie
• Postbearbeitung
• Informationsbündelung und Workflowbearbeitung
• Aktenführung (analog und digital) im Sekretariat, einschließlich Ablage und Wiedervorlage
• Unterlagenaufbereitung
• Besprechungen vor- und nachbereiten

Termine planen, koordinieren und überwachen sowie Überwachung von Zuarbeiten

Empfangen von Besucherinnen und Besuchern

Informationsmanagement und Kommunikation

Erledigungen von Geschäftskorrespondenzen und Protokollführungen

Erteilung von Auskünften zur Organisationseinheit

Bearbeiten, Aufnehmen und Weiterleiten von Mitarbeitendenanliegen

Unterstützung für Mitarbeitende und Vorgesetzte

Durchführung von Verwaltungsaufgaben

Das bringen Sie mit

abgeschlossene, mindestens dreijährige Berufsausbildung (Ausbildung oder Studium), bevorzugt im kaufmännischen oder verwaltungswissenschaftlichen Bereich

Berufserfahrung in der eigenverantwortlichen Führung und Organisation eines Sekretariates, als Assistenz der Geschäftsführung oder in vergleichbarer Position

teamorientiert, mit schneller Auffassungsaufgabe

sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit

Fähigkeiten zum selbstständigen, strukturierten und ergebnisorientierten Arbeiten inklusive Fähigkeit zu Priorisieren

anwendungsbereite, sehr gute IT-Kenntnisse sowie Freude am Umgang mit digitalen Anwendungen

ausprägte Serviceorientierung, freundliches und sicheres Auftreten sowie Einfühlungsvermögen und Verhandlungsgeschick

Hinweise

Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass sich die Stadtgesellschaft auch in unserer Belegschaft widerspiegelt. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber/-innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Ihre Bewerbung

Bitte beachten S