Mitarbeiter Vorzimmer in Dresden bei Freistaat Sachsen

In der Abteilung 4 »Jugend, Familie und Teilhabe« sind die sechs Aufgabenbereiche Grundsatzangelegenheiten der Abteilung (Referat 41), Kinder und Jugendliche (Referat 42) Teilhabe von Menschen mit Behinderungen (Referat 43), Sozialhilfe, Grundsicherung (Referat 44), Familie (Referat 45) und Soziales Entschädigungsrecht, SED-Unrecht, Erinnerungskultur (Referat 46) angesiedelt, sowie die Stabsstelle Seniorenpolitik/Landesseniorenbeauftragte und das Landesjugendamt mit Sitz in Chemnitz.

Zu Ihren Arbeitsaufgaben im Vorzimmer des Abteilungsleiters gehören insbesondere:

• Allgemeine Büro- und Sekretariatstätigkeiten:
• Postein- und Postausgangsbearbeitung inklusive Entgegennahme und Weiterleitung aller im Vorzimmer des Abteilungsleiters eingehenden Informationen
• Terminvorbereitung und -kontrolle inklusive eigenverantwortliche Überwachung des Wiedervorlagesystems
• Prüfung der eingehenden Stellungnahmen/Zuarbeiten aus den Fachreferaten auf Vollständigkeit
• Telefonate (Erteilung von Auskünften, Entgegennahme und Weiterleitung von telefonischen Anfragen)
• Erstellen von Briefentwürfen für den Abteilungsleiter (Bearbeitung von Einladungen und Terminanfragen, Erteilung von Zwischenbescheiden)
• Organisation von Besprechungen des Abteilungsleiters
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
• Schreibtätigkeiten, unter anderem Gestaltung von Schriftstücken und Tabellen, Power-Point-Präsentationen und Formatier- und Korrekturarbeiten
• Sonstige Bürotätigkeiten (u.a. Kopieren, Scannen)

Zwingend erforderlich sind:

• der Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/r oder
• eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Fachangestellte/r für Bürokommunikation, oder Facharbeiter/in für Schreibtechnik, Bürokaufmann/-frau mit einer mehrjährigen Verwaltungserfahrung
• nachweisliche Erfahrungen in Vorzimmer oder vergleichbaren Tätigkeiten

Erwartet werden:

• Kenntnisse in der Anwendung von VIS.SAX
• sicherer Umgang mit dem PC und sehr gute Kenntnisse in der Anwendung der Standardsoftware (MS-Office, Adobe Acrobat und Windows-Internet-Explorer)
• gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
• Teamfähigkeit, geistige Beweglichkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Engagement, Belastbarkeit, Konfliktfähigkeit

Wir bieten Ihnen:

• ein interessantes und verantwortungsvolles Tätigkeitsfeld
• regelmäßige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung
• Möglichkeit zur Mobilen Arbeit
• 30 Tage Erholungsurlaub bei einer 5-Tage-Woche
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit Angeboten zur betrieblichen Gesundheitsförderung
• das Angebot eines JobTickets der Deutschen Bahn bzw. des jeweiligen Verkehrsverbundes im Freistaat Sachsen

Die Stelle ist der Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsebene (vormals mittlerer Dienst) zugeordnet. Das Entgelt bestimmt sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Beim Vorliegen aller Voraussetzungen erfolgt die Eingruppierung in der Entgeltgruppe 6 TV-L.

Schwerbehinderte und diesen gleichgestellten Menschen, die die o. g. Voraussetzungen erfüllen, fordern wir ausdrücklich auf, sich zu bewerben, und bitten, entsprechende Nachweise beizufügen.

Bewerber, die bereits beim Freistaat Sachsen beschäftigt sind, werden zusätzlich gebeten, Ihre Zustimmung zur Einsichtnahme in die Personalakte zu erteilen und die personalaktenführende Stelle zu benennen.

Wir bitten darum, alle für die Bewerbung erforderlichen Unterlagen und Nachweise
(z. B. Abschlusszeugnisse, qualifizierte Arbeitszeugnisse, Beurteilungen) in Kopie einzureichen. Bei einem ausländischen Hochschulabschluss ist die Vorlage einer Zeugnisbewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) notwendig.

Bitte beachten Sie weiterhin, dass die Eingangsbestätigung ausschließlich per E-Mail versandt wird.

Aus Kostengründen werden Bewerbungsunterlagen nur zurückgesandt, wenn ein geeigneter und ausreichend