Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (, ) bei Universität Duisburg Essen

Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (w/m/d, ) bei Universität Duisburg Essen

Universität Duisburg-Essen

Einsatzort

Campus Duisburg

Einsatzbereich

Fakultät für Ingenieurwissenschaften, Fachgebiet Strömungsmaschinen

Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (w/m/d, Nr. 340-24)
EG 9a TV-L

Das Fachgebiet Strömungsmaschinen der Universität Duisburg-Essen (www.uni-due.de/tm) mit einem Team von derzeit 12 Beschäftigten gilt europaweit als kompetenter Partner für anwendungsorientierte Forschung und Entwicklung im Bereich der Turbomaschinen. Wir arbeiten an Verdichtern, Pumpen, Turbinen und Expandern. Dabei arbeiten wir mit Prüfständen und Computermodellen an den vier For-schungsschwerpunkten Phase Transition of Fluids in Flows, Turbomachines for Alternative Fluids and Circuits, Fluid Dynamics and Structural Dynamics of Machine Components sowie Optimization of Flow Paths. Unsere Forschung ist zum Großteil über bilaterale Verträge, die Deutsche Forschungsgemeinschaft DFG, das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz BMWK und die Europäische Union drittmittelfinanziert.

Wir möchten unser Team im Bereich von Forschung und Lehre durch eine kompetente Assistenz mit Freude an organisatorischen und administrativen Tätigkeiten verstärken.

Besetzungszeitpunkt

Beginn: 2024-10-01 (oder früher)

Vertragsdauer

unbefristet

Arbeitszeit

39 Std. 50 Min. (100%, Teilzeitbeschäftigung später möglich)

Ihre Aufgabenschwerpunkte

Sie übernehmen mit Sorgfalt und Engagement das administrative Personalmanagement, angefangen von der Einstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bis hin zu Vertragsverlängerungen und Zeugnissen.
Sie begleiten unsere Forschungsprojekte von der Antragstellung über die Abwicklung bis hin zur Berichterstattung. Dabei behalten Sie die Finanzen im Blick und kümmern sich um Anträge, Mittelanforderungen, Zahlungseingänge und Umfinanzierungen.
Sie betreuen den gesamten Beschaffungsprozess über SAP. Dies umfasst die Angebotsbeschaffung, Lieferungsüberprüfung, Rechnungskontrolle und Sicherstellung der Zahlungen.
Sie unterstützen unsere Lehrenden tatkräftig bei der Organisation von Lehrveranstaltungen, inklusive der Administration von Bachelor-, Masterarbeiten und Promotionen.
Sie übernehmen mit Organisationstalent und Effizienz das Management des Sekretariats, einschließlich Korrespondenz, Postverteilung, Terminplanung und -überwachung sowie der Organisation von Dienstreisen und Reiseabrechnungen.
Sie bringen Ihre Kreativität und Organisationstalent bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen ein.

Ihr Profil

Eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit einer Gesamtnote von mindestens "befriedigend".
Freude an eigenständigem Arbeiten und Organisieren
Sicherer Umgang mit MS-Office (Word, Excel, Outlook)
Erfahrungen in der Büroorganisation sowie Grundkenntnisse in der Buchhaltung
SAP-Erfahrung ist von Vorteil
Sehr gute Grundkenntnisse der englischen Sprache sind wünschenswert

Sie erwartet

ein sicheres und unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem abwechslungsreichen, vielseitigen Aufgabengebiet in einem forschungsintensiven Umfeld mit internationalen Kontakten
eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit mit großem Gestaltungspotenzial, bei der Sie Kontakte mit nahezu allen Bereichen der UDE haben
ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander
gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder
Beratung bei familiären Pflegeaufgaben
ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung
eine sehr gute öPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze
attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)

Bewerbungsfrist

2024-07-14

Kennziffer

340-24

Bewerbung

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung, siehe untenstehenden Link, mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen) unter Angabe der Kennziffer 340-24.