Fachassistent/-in Personal im Büro der Geschäftsführung (im Vorzimmer der Geschäftsführung) in der gE (SGB II) - Arbeitsort Berlin Friedrichshain-Kreuzberg in Berlin bei Bundesagentur für Arbeit
Fachassistent/-in Personal (w/m/d) im Büro der Geschäftsführung (im Vorzimmer der Geschäftsführung) in der gE (SGB II) - Arbeitsort Berlin Friedrichshain-Kreuzberg in Berlin bei Bundesagentur für Arbeit
Ihr Arbeitsumfeld
Jobcenter stellen die Grundsicherung für Arbeitsuchende sicher. Gemeinsam mit kommunalen Trägern betreibt die Bundesagentur für Arbeit bundesweit über 300 Jobcenter. Wesentliche Aufgaben der Jobcenter sind die Leistungsgewährung und die Vermittlung in Arbeit und Ausbildung für Kundinnen und Kunden, die zum Teil durch komplexe Problemlagen belastet sind. Ziel ist, mehr soziale Teilhabe und die Rückkehr ins Erwerbsleben zu ermöglichen.
- Ihre Aufgaben und Tätigkeiten
Das Vorzimmer ist grundsätzlich mit zwei Fachassistent/innen besetzt und steht dem Geschäftsführer, der stellvertretenden Geschäftsführerin und der Leiterin in der Geschäftsführungsebene unterstützend zur Seite.
Das Vorzimmer ist i.d.R. zeitlich wie folgt zu besetzen: täglich ca. von 08:00-16:00 Uhr, freitags bis 14.00 Uhr und donnerstags im Wechsel mit einer anderen Kollegin/einem anderen Kollegen bis 18 Uhr. Mobiles Arbeiten kann unter Beachtung der Erfordernisse des täglichen Dienstbetriebes gewährt werden.
Zu den Aufgaben gehören:
• Sachbearbeitung und administrativ-organisatorische Abwicklung in Angelegenheiten des BGleiG, SGB IX und BPersVG, insbesondere Gremienläufe und Einbindung bei Personaleinzelmaßnahmen zum Beispiel Anträge auf Mobiles Arbeiten, Teilzeiten und Bildungszeiten sowie Hamburger Modell für kommunale Beschäftigte
• Erteilung von Auskünften in einfachen und mittelschweren Personalangelegenheiten
Unterstützung der Geschäftsführung der Dienststelle:
• Terminkoordination und -betreuung für die Geschäftsführung
• Raumplanung für Besprechungen der Geschäftsführung, Vor- und Nachbereitung der Besprechungen, Vor- und Aufbereitung der notwendigen Unterlagen
• Warenbestellung für die Bewirtung und Bewirtung von Gästen
• Ausdrucke und Erstellung von Mappen, u.a. für die Trägerversammlung
• Verteilen der Posteingänge und Postausgänge der Geschäftsführung
• Planung und Vorbereitung von Veranstaltungen und Sitzungen, wie z. Bsp. Sitzungen der Trägerversammlung oder des Beirates des Jobcenters Berlin Friedrichshain-Kreuzberg
• Erstellung des Protokolls des Beirates sowie Koordination und Einarbeitung der Hinweise der Teilnehmer/innen, Versand und Ablage
• Zuarbeiten für das Controlling und die Fachaufsicht mit einfachen Datenauszügen und Auswertungen aus den BA-relevanten Programmen
• Bearbeitung in SAP (tägl. Klärungsbearbeitung: Guthabenfälle; ERP, Prüfläufe, Vorblendung)
• Ausgabe von BVG-Fahrscheinen an Mitarbeiter/innen
• Aktualisierung der Lose-Blatt-Sammlung-Kommentare
- Sie bringen als Voraussetzung mit
• eine abgeschlossene Berufsausbildung (idealerweise im kaufmännischen Bereich)
• alternativ einen mittleren Bildungsabschluss und eine mindestens zweijährige Berufserfahrung, mit Aufgabeninhalten und Anforderungen, die mit der ausgeschriebenen Tätigkeit vergleichbar sind
Außerdem legen wir Wert auf
• eine positive Grundeinstellung gegenüber allen Menschen sowie eine hohe Akzeptanz des Systems der sozialen Sicherung in der Bundesrepublik Deutschland
• eine strukturierte, sorgfältige und gut organisierte Arbeitsweise
• IT-Affinität bzw. die Bereitschaft, sich in neue IT-Verfahren einzuarbeiten
• Kundenorientierung und Servicebereitschaft
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Einfühlungsvermögen und ein freundliches Auftreten
Idealerweise bringen Sie noch mit
• ein gutes Zeitmanagement und Organisationstalent, insbesondere bei einer hohen Anzahl an Kundenvorsprachen über einen längeren Zeitraum hinweg
• ein souveränes Umgehen mit Problemstellungen sowie Belastbarkeit
• Eigeninitiative, Engagement und Verantwortungsbewusstsein
• Kenntnisse im Umgang mit der Software SAP
- Wir bieten Ihnen
• eine strukturierte Einarbeitung unter kompetenter Begleitung von erfahrenen Fachkräften.
• eine Bezahlung nach dem Tarifvertrag für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der Bundesagentur für Arbeit (www.arbeitsagentur.de/ba-tarifvertrag), die mindestens der Tätigkeitsebene V Entwicklungsstufe 1 plus Zulage (derzeit rund 2.750€ brutto) entspricht.
• je nach Vorerfahrung ggf. ein höheres Einstiegsgehalt.
• die Zahlung weiterer Gehaltskomponenten (z.B. Jahressonderzahlung, ggf. zusätzliche monatliche Zulagen).
• flexible Arbeitszeitmodelle unter Berücksichtigung von Öffnungs- und Erreichbarkeitszeiten der Dienststelle.
• eine Personalpolitik, die die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben fördert und ihre Beschäftigten z.B. mit Hilfe des Betrieblichen Gesundheitsmanagements unterstützt.
• eine zusätzliche betriebliche Altersvorsorge, die Möglichkeit der Entgeltumwandlung und vermögenswirksame Leistungen.
• viele Möglichkeiten und Angebote, Ihre Fähigkeiten sinnvoll einzusetzen und weiter zu entwickeln, z.B. verschie