Beschäftigte/r in der Abteilung „Service & Kommunikation bei RWTH Aachen University

Weitere Informationen

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet auf 2 Jahre.
Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 6, je nach persönlicher Voraussetzung.

Unser Profil

Als die zentrale IT-Einrichtung der RWTH Aachen University steht das IT Center seit über 60 Jahren für Qualität in verschiedensten Bereichen. Das IT Center unterstützt die Lehr- und Forschungsaufgaben und zentralen Prozesse der Hochschule und erbringt Basisdienste und individuelle Dienstleistungen für die Hochschuleinrichtungen.

Digitalisierung, Cloud, Security und die dazugehörige IT-Infrastruktur - tagtäglich begegnen uns diese Begriffe in den Medien. Im IT Center sind Sie ganz nah dran an diesen Entwicklungen und können in diesen Bereichen auch etwas bewegen. Wir arbeiten mit den aktuellsten Technologien und sind damit ein erfolgreicher IT-Dienstleister. Der Erfolg des IT Centers basiert dabei nur bedingt auf den neuesten Technologien oder den schnellsten Rechnern, sondern in erster Linie auf den Mitarbeitenden, die sich mit großem Engagement für das IT Center einsetzen und neben großem Fachwissen gemeinsam mit den Führungskräften für eine sehr gute Arbeitsatmosphäre sorgen.

Im IT Center erwarten Sie abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem motivierten, aufgeschlossenen und leistungsbereiten Team mit einer wertschätzenden Umgangskultur.

Wir freuen uns, Sie als Teil unseres Teams im IT Center aufzunehmen!

Ihr Profil

Sie sind motiviert unser Team zu verstärken und sorgen unter anderem dafür, dass die Anliegen unsere Kund*innen serviceorientiert gelöst werden. Dafür verfügen Sie über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Technik und/oder Kommunikation (z.B. IT-Systemkaufmann*frau oder Kaufmann*frau für Dialogmarketing oder vergleichbar). Erste Erfahrungen im Prozess-, Qualitäts- und Wissensmanagement sind von Vorteil. Des Weiteren haben Sie sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.

Weiterhin sind Sie:

• strukturiert, organisiert und zuverlässig
• Teamplayer, der/die gerne bei der Erstellung von Dokumentationen und Schulungsmaterialien mitarbeitet und Schulungen organisiert
• erfahren in der Prozessoptimierung und haben IT-Kenntnisse
• vertraut mit modernen Tools für das Prozess- und Wissensmanagement
• erfahren im Kundenservice und -beratung
• kommunikativ und serviceorientiert
• motiviert, engagiert und belastungsfähig

Ihre Aufgaben

Ihre Aufgaben innerhalb der Abteilung Service & Kommunikation in der Gruppe Wissens- und Prozessmanagement umfassen:

• Sie unterstützen das Team bei der Organisation von innovativen und interaktiven internen Schulungen sowie bei der Erstellung von erstklassige Dokumentationsmaterialien, um das IT Center bestmöglich zu präsentieren.
• Sie unterstützen die Prozessoptimierung des Einarbeitungskonzepts und treiben dadurch den kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Bereich Wissensmanagement mit voran.
• Sie unterstützen bei der Erstellung von Dokumentationen für unsere Nutzer*innen in Deutsch und Englisch und machen komplexe Sachverhalte leicht verständlich.
• Sie unterstützen die abteilungsinterne Organisation und Qualitätsmanagement.
Sie sind die erste Anlaufstelle für Anfragen und stehen im direkten Kontakt mit unseren Kund*innen. Ob es darum geht, Anfragen entgegenzunehmen, sie zu bearbeiten oder an die entsprechenden Fachabteilungen weiterzuleiten – Sie sorgen für eine schnelle und korrekte Bearbeitung, um unseren Kund*innen den besten Service zu bieten.

Mit Ihrem Engagement tragen Sie maßgeblich zum reibungslosen Ablauf unserer Services bei und stellen sicher, dass unsere Kund*innen stets bestens betreut werden.

Was erwartet Sie bei uns?
Wir haben ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001:2015, das sicherstellt, dass alle Prozesse kontinuierlich optimiert werden. Damit Sie Ihre Aufgabenbereiche auch bestens beherrschen, haben wir ein umfangreiches Einarbeitungskonzept entwickelt. Neben eines*r Mentor*in unterstützt Sie dabei Ihr neues Team von über 50 Kolleg*innen.
In unserem 1st-Level-Support helfen Sie unseren Kund*innen per Telefon, Chat und E-Mail schnell und unkompliziert die richtigen Antworten zu finden.
Ihre Arbeitszeiten in einem festen Zwei-Schichtsystem (7.30 – 16.00 Uhr und 10.30 – 19.00 Uhr) geben Ihnen die nötige Planungssicherheit. Es besteht die Möglichkeit an der Dienstvereinbarung Homeoffice teilzunehmen. Damit Sie sich kontin