Mitarbeiterin / Mitarbeiter Seminarbüro , EG 6 TV-L NRW in Neuss bei Landesamt für Ausbildung Fortbildung und Personalangelegenheiten der Polizei NRW

Externe Stellenausschreibung Nr. 6.3.5 MA 12a

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

Mitarbeiter/in Seminarbüro (m/w/d)
EG 6 TV-L NRW
in Neuss.

Die Stelle ist befristet mit Sachgrund für zunächst 1 Jahr. Eine Verlängerung darüber hinaus ist gegebenenfalls möglich.

Die Stellenbesetzung steht unter dem Vorbehalt der Realisierung einer anderen Personalmaßnahme.

Ein Beruf ist mehr als nur Geld verdienen. Übernehmen Sie in Ihrem neuen Job Verantwortung für eines der wichtigsten Themen unserer Zeit: Die Innere Sicherheit. Wir beim Landesamt für Ausbildung, Fortbildung und Personalangelegenheiten der Polizei Nordrhein-Westfalen sind verantwortlich für die Aus- und Fortbildung der Polizei in NRW. Damit leisten wir einen wichtigen Beitrag zu einer bürgerorientierten, professionellen und rechtstaatlichen Polizeiarbeit. Weitere Informationen zum LAFP NRW finden Sie unter folgendem Link: https://lafp.polizei.nrw/ .

Wir sorgen für:

• einen spannenden, abwechslungsreichen Arbeitsplatz mit guten Aus- und Fortbildungsmöglichkeiten in einem kollegialen Umfeld
• karrierebewusste Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Als Landesoberbehörde bieten wir gute Entwicklungsmöglichkeiten
• eine Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Pflege durch verschiedene Maßnahmen (z.B. flexible Arbeitszeiten, Telearbeit, Teilzeit, Notfalllaptop etc.)
• Maßnahmen des behördlichen Gesundheitsmanagements, hierzu zählt auch die kostenfreie Nutzung eines umfangreichen Sportangebots für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (z. B. Fitnessraum, Schwimmbad, Mehrzwecksportanlage etc.)
• Zusatzversorgung im öffentlichen Dienst (VBL) für Tarifbeschäftigte

Werden Sie Teil unseres Teams und sorgen Sie mit uns für die Sicherheit in Nordrhein-Westfalen!

Ihre neue Stelle ist dem Dezernat ZA 3 zugeordnet. Das Dezernat ZA 3 ist organisatorisch innerhalb des LAFP NRW der Zentralabteilung zugeordnet.

Die Zentralabteilung umfasst folgende Aufgabenbereiche:

• Dezernat ZA 1: Haushalts- und Wirtschaftsangelegenheiten, Vergabestelle, Schadenangelegenheiten, wirtschaftliche Angelegenheiten, Behördliches Gesundheitsmanagement
• Dezernat ZA 2: Interne Personalangelegenheiten, interne Fortbildung
Dezernat ZA 3: Bau- und Liegenschaftsangelegenheiten, Veranstaltungsmanagement, IuK-Technik, Kfz-, Waffen- und Geräteangelegenheiten, Verpflegungswesen

Ihre neuen Aufgaben:

• Entgegennehmen, prüfen, ändern und verwalten von Teilnehmermeldungen (Online-Buchungsverfahren) (elektronischer Fortbildungskalender eFBK, Fortbildungserlass, sonst. LAFP-Verfügungen)
• Vergabe von Unterkunfts-, Veranstaltungs- und Besprechungsräumen sowie Sport- und Übungsstätten.
• Serviceleistungen zur Durchführung von Veranstaltungen (z. B. Fertigen von Teilnahmebescheinigungen, Namensschildern) (eFBK)
• Begleiten von Veranstaltungen
• Schlüsselausgabe, –rücknahme und -verwaltung für Veranstaltungsteilnehmer, Referenten, Gäste und Ausstellung von Besucherausweisen.
• Bereitstellen und Weitergabe von Informationen zu Freizeitangeboten für Seminarteilnehmer
• Informationen/Einweisung/Vergabe zu/von Parkraum sowie Mitwirken bei der Einhaltung der Haus- und Parkordnung
• Bereitstellen von Gegenständen zur Freizeitgestaltung (Sportgerät, Spiele, Fahrräder)
• Entgegennehmen und Bearbeiten von Störungen aller Art, Mitwirken im Beschwerdemanagement
• Steuern aller im Seminarbüro eingehenden Informationen (Briefpost, Email, Fax) sowie Umsetzen und Weiterleiten dieser Informationen
• Entgegennahme und Herausgabe von Fundsachen
• Erteilen von Einfahrt- und Zugangsberechtigungen
• Sicherstellen der telefonischen Erreichbarkeit des Sachgebietes
Administration von Personal- und Organisationsübersichten und sonstige Geschäftszimmertätigkeiten

Ihr Profil

Was Sie mitbringen müssen (formale Voraussetzungen):

• Hotelfachmann/-frau
• Verwaltungsfachangestellte/r
• Kaufmann/-frau für Büromanagement
• Veranstaltungskaufmann/-frau

Wünschenswert wären:

• zweijährige Berufserfahrungen in einem Beruf der formalen Voraussetzungen
• Kenntnisse der Büroverwaltungssoftware MS Office (Excel, Word, Outlook)
• Berufserfahrung im Bereich der Rezeptionsarbeit
• Englischkenntnisse (Wort und Schrift)

Die wünschenswerten Kriterien sind, wenn möglich, in Form von Zeugnissen/Zertifikaten oder anderen offiziellen Dokumenten nachzuweisen. Andernfalls könnten sie ggf. nicht anerkannt werden, sh. dazu auch Punkt Auswahlentscheidung.

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