Assistenz der Büroleitung im Büro des Oberbürgermeisters bei Stadt Leipzig

Wir suchen zum schnellstmöglichen Zeitpunkt für den Geschäftsbereich des Oberbürgermeisters und des Stadtrates eine Assistenz der Büroleitung im Büro des Oberbürgermeisters (m/w/d).

Das Büro des Oberbürgermeisters ist ein engagiertes Team im Geschäftsbereich des Oberbürgermeisters und des Stadtrates, das unmittelbar den Oberbürgermeister, die Geschäftsbe-reichsleitung und den Persönlichen Referenten bei der Wahrnehmung ihrer Verantwortung unterstützt. Gemeinsam halten wir professionellen Kontakt zur Stadtgesellschaft, zu den Fachbereichen der Stadt sowie zu verschiedenen staatlichen und nichtstaatlichen Institutionen.

Das bieten wir

ein kollegial agierendes Team mit wertschätzenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

einen gemeinwohlorientierten Arbeitsplatz im Herzen einer lebenswerten, von sozialer und kultureller Vielfalt geprägten Großstadt

eine unbefristete nach Entgeltgruppe 9 a TVöD bewertete Stelle in Vollzeit (entspricht 39 Stunden für Tarifbeschäftigte) oder Teilzeit

eine Jahressonderzahlung, eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung, ein bezuschusstes Job-Ticket der Leipziger Verkehrsbetriebe sowie die Möglichkeit des JobRad-Leasings

Das erwartet Sie

Sie unterstützen funktionierende Prozesse, Abläufe und Informationsflüsse innerhalb und außerhalb der Verwaltung. Zu Ihren Aufgaben gehören die

inhaltliche Unterstützung der Büroleitung bei der Abstimmung, Vorbereitung sowie Organisation der Termine des Oberbürgermeisters,

Sicherstellung der städtischen Terminvertretung und die diesbezügliche interne und externe Kommunikation,

typischen Assistenzaufgaben, wie zum Beispiel Aufbereitung von Dokumenten und Präsentationen sowie die Sicherstellung termingerechter Abläufe

Beantwortung von Bürgerschreiben und allgemeinen Anfragen an den Oberbürgermeister,

Etablierung digitaler Abläufe und Workflows in Zusammenarbeit mit den Dezernaten (enaio),

Verantwortung für die Auszubildenden im Büro des Oberbürgermeisters.

Das bringen Sie mit

Sie sind ein teamorientiertes Organisationstalent mit einer schnellen Auffassungsgabe und wollen die Stadt voranbringen. Dafür verfügen Sie über eine

abgeschlossene, mindestens dreijährige Berufsausbildung (Ausbildung oder Studium) im kaufmännischen oder verwaltungswissenschaftlichen Bereich,

nachgewiesene Berufserfahrung in der eigenverantwortlichen Führung und Organisation eines Sekretariates, als Assistenz der Geschäftsführung oder in vergleichbarer Position (Kenntnisse in der Verwaltung von Vorteil),

ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie die Beherrschung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik,

anwendungsbereite Kenntnisse und Fähigkeiten für digitale Zusammenarbeit sowie

ausprägte Serviceorientierung.

Hinweise

Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass sich die Stadtgesellschaft auch in unserer Belegschaft widerspiegelt. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber/-innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Ihre Bewerbung

Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besetzen dürfen. Wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn Sie uns Nachweise hierüber vorlegen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit:

Bewerbungsschreiben

tabellarischem Lebenslauf

Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation

Kopien von qualifizierten Dienst-/Arbeitszeugnissen/Beurteilungen/Referenzschreiben

Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung die Stellenausschreibungsnummer 01 08/24 09 an und nutzen Sie dafür das Online-Bewerber-Portal.

Sollten Sie noch Fragen haben, dann beantworten wir Ihnen diese gern. Ansprechpartnerin für diese Ausschreibung ist Irina Wirt, Recruiterin, Telefon: 0341 123- 7874.

Ausschreibungsschluss ist der 25. August 2024.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!