Bezirksamt Treptow-Köpenick von Berlin
Ein ganz besonderer Bezirk im Südosten Berlins, ist der Bezirk Treptow-Köpenick - zum Arbeiten, Wohnen und Erholen. Der größte, grünste und wasserreichste Bezirk Berlins hat eine lange Geschichte und Tradition. Treptow-Köpenick bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten für ein hohes Maß an Lebensqualität und verschiedene idyllische Wohngebiete in einer einzigartigen und attraktiven Wald- und Seenlandschaft.
Das Amt für Weiterbildung und Kultur, Fachbereich Volkshochschule sucht ab sofort befristet bis zum 30.06.2026 eine Person:
VHS Mitarbeit Verwaltung BAMF (m/w/d)
3610/ 5077 6076/2024
E5 TV-L
Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden
01.11.2024
Betreuung des VHS-Kundenservice Centers/ Kundenbetreuung
- Empfang und Auskunftserteilung als Orientierungshilfe im Haus und zu fachlichen Zuständigkeiten, ggf. unter Anwendung der englischen Sprache
- Beratung der Kursteilnehmer/innen zu allgemeinen Anfragen, Kursangeboten und Veranstaltungen der VHS schriftlich, mündlich oder telefonisch, ggf. Verweis an andere VHS (Unterrichtsangebote, Entgelte, finanzielle Förderungsmöglichkeiten, Anmeldungsablauf, Unterrichtsausfälle, Kündigungen, Veranstaltungen etc.), spezielle Beratung bei konkreten Fragen zu den Programmbereichen im Schwerpunkt insbesondere über die Anmeldemodalitäten und Einzellehrgänge sowie die dafür erforderlichen Voraussetzungen zur Teilnahme (Vorkenntnisse, Lernmaterialien, etc.)
- Umbuchungsempfehlungen für Kund/-innen, z.B. in Krankheitsfällen
- Bearbeitung des Beschwerdemanagements, insbesondere Prüfung des Sachverhalts und Entwurf von Antwortschreiben
- Klärung strittiger Fälle insbesondere Überprüfung von falschen oder strittigen Kursbuchungen, Ausfällen oder Entgelten
- Direkte Anmeldung von Kursteilnehmer/innen im Last-Einzugsverfahren oder EC-Cash/Ummeldung/Kassierung (Gelderheber/in) sowie Absagen und Rückzahlungen an die Teilnehmenden bei abgesagten Kursen
- Anmeldung, Erfassung und Verwaltung der Kursteilnehmenden in der VHS IT, z.B. Einrichtung, Pflege und ggf. Sperrung der Konten, Bearbeitung von Reservierungen, Prüfung von Ermäßigungstatbeständen
- Ausstellen von Bescheinigungen zum Kursbesuch, z.B. Bildungsurlaub zur Vorlage beim Arbeitgeber, Gasthörer/-innen-Ausweise u.ä.
- Bei der Anmeldung zu den Integrationskursen Unterscheidung der Kostenbeteiligung nach Verpflichtungen der Jobcenter, Ausländerbehörde oder das BAMF und Selbstzahlern
- Ggf. Prüfung der nachträglichen Erstattung von Kosten
- Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden, Auszubildenden und Praktikant/innen in den VHS-Kundenservice
Mitarbeit bei der Mittelbeantragung, -bewirtschaftung, und abrechnung BAMF sowie Mitarbeit bei der Organisation von Prüfungen Mittelbeantragung, -bewirtschaftung und,-abrechnung BAMF für Integrationskurse, Erstorientierungskurse und Berufssprachkurse:
- Erstellung der Abrechnungsunterlagen
- Prüfung der BAMF-Abrechnung und Weiterverfolgung daraus resultierender Beanstandungen
- Erstellung BAMF-Kursunterlagen
- Prüfung der Rechnungen für DTZ-Prüfungen
- Erstellung von Teilnahmebescheinigungen nach BAMF-Vorgaben
- Meldung über regelmäßige Teilnahme an Ausländerbehörde/BAMF/Jobcenter/ Agentur für Arbeit
Ablage BAMF-Unterlagen
Mitarbeit bei der Organisation von Prüfungen:
- Meldung der Teilnehmenden an den DTZ-Prüfungen an das BAMF
- Bestellung der Prüfungsunterlagen für den Test „Leben in Deutschland“ und den Einbürgerungstest beim BAMF
- Vorbereitung der Prüfungsunterlagen nach telc-Prüfungsordnung für Berufssprachkurse
- Meldung der Prüfungsergebnisse in Berufssprachkursen an das BAMF/Jobcenter/Agentur für Arbeit
- Zertifikatversand an Teilnehmende in Berufssprachkursen
- Dateneingabe und -pflege in das VHS-Verwaltungsprogramm
- Erstellung von Kursstatistiken und Evaluation der Kurse
Abgeschlossene Berufsausbildung Verwaltungsfachangestellte, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder Abgeschlossener Verwaltungslehrgang I
Die vollständigen fachlichen und außerfachlichen Kompetenzen entnehmen Sie bitte der Anlage unter "Weitere Informationen". Das Anforderungsprofil ist Bestandteil der Stellenausschreibung und bildet die Grundlage für die Auswahlentscheidung. Es wird empfohlen, das Anforderungsprofil abzuspeichern, da es nach de