Administrative*r Mitarbeiter*in / Koordinator*in IMPRS-APS Vollzeit/Teilzeit in Garching bei München bei Max Planck Gesellschaft

Das Max-Planck-Institut für Quantenoptik, ein internationales Laser- und Quantenforschungsinstitut mit Sitz in Garching bei München, sucht ab September 2024 für das Graduiertenprogramm IMPRS-APS (International Max Planck Research School for Advanced Photon Science) eine*n administrative*n Mitarbeiter*in / Koordinator*in (m/w/d).

Die IMPRS-APS ist ein gemeinsames Programm des Max-Planck-Instituts für Quantenoptik (MPQ), der Ludwig-Maximilians-Universität München (LMU), der Technischen Universität München (TUM), der Technischen Universität Wien (VUT) und der Technischen Universität Graz (TU Graz). Die Mitglieder der IMPRS-APS verfolgen Spitzenforschung im Bereich der Weiterentwicklung von Lichtquellen und setzen diese ein, um einen tieferen Einblick in die mikroskopische Struktur und Dynamik der Materie zu erhalten. IMPRS-APS bietet jungen Forschern eine einzigartige Kombination von Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten in der Physik und Technologie von Photonenquellen und ihre fortgeschrittene Anwendung in Physik, Chemie, Biologie und Medizin. Das Programm beinhaltet ebenso überfachliches Training (soft skills), Kontakt zur Industrie und die Einbettung in ein internationales und interdisziplinäres Umfeld mit vielen Austauschmöglichkeiten.

Zusammenfassung

Sie übernehmen die Koordination für die nicht-wissenschaftlichen Belange innerhalb der International Max Planck Research School of Advanced Photon Science (IMPRS-APS) und sind somit Ansprechpartner:in zum Programm und Kommunikationsschnittstelle für die Themenkomplexe Bewerbermanagement, allgemeine Administration und Eventorganisation sowie IMPRS-Doktorandenbetreuung.

Die Position ist zunächst auf 2 Jahre befristet.

Ihr Aufgabengebiet beinhaltet

• Event-Management (Organisation der Annual Meetings, Bewerberrunden, inkl. Reiseplanung, Buchung, Abrechnung)
• Teilnahme am IMPRS-Koordinatorentreffen der MPG
• Doktorandenbetreuung (u.a. erster Ansprechpartner:in für jegliche Fragen, Zertifikatserstellung)
• Bewerbermanagement
• Interne sowie externe Kommunikation
• Erstellen von Berichten und Statistiken
• Eigenständige Überwachung von Terminen und Projekten
• Unterstützung bei der Überwachung des IMPRS-APS Budgets
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz
• Pflege der elektronischen Ablage und der Personaldatenbank
• Unterstützung neuer Mitarbeiter bei der Wohnungssuche
• Weitere allgemeine Administrationsaufgaben

Das sollten Sie mitbringen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachenkorrespondent:in (oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung)
• Ausgezeichnete deutsche und sehr gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift; eine weitere Fremdsprache ist von Vorteil
• Professionelle Kommunikation – sowohl schriftlich als auch im direkten Umgang
• Sicheres Beherrschen des MS Office-Pakets (insb. Outlook, Word, Excel)
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Diskretion und Sorgfalt
• Souveräne, freundliche Persönlichkeit mit hoher Serviceorientierung
• Flexibilität hinsichtlich der Arbeitszeit und Bereitschaft die Events vor Ort zu betreuen

Das bieten wir Ihnen

• Vergütung erfolgt entsprechend Befähigung und fachlicher Eignung gemäß Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst. Sozialleistungen entsprechend den Regelungen des öffentlichen Dienstes (Bundesdienst)
• Zusätzliche Altersversorgung durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder
• Günstige Tarife bei Versicherungen und dem öffentlichen Nahverkehr
• Sehr gute Arbeitsatmosphäre; moderne Büroausstattung; offen für Veränderungen und Ideen
• Flexible Arbeitszeiten und mit der Möglichkeit aus dem Home-Office zu arbeiten
• Offene, anregende, dynamische und internationale Atmosphäre; wissenschaftliches Flair
• Persönliche und fachliche Weiterbildungsprogramme
• Fitnessraum und Kantine

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Max-Planck-Gesellschaft ist bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Haben wir Ihr Interesse geweckt, dann bewerben Sie sich bitte mit Ihren aussagekräftigen Unterlagen über unser Online-Webtool.