Bürosachbearbeitung Einsatzunterstützung mit dem Schwerpunkt Liegenschaften THW-Logistikzentrum des … in Ulm bei Bundesanstalt Technisches Hilfswerk

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Tätigkeitsprofil:

Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten

• Vergeben und Nachhalten von Aufgaben innerhalb des Referates in Abstimmung mit der Referatsleitung
• Abwickeln des Telefonverkehrs einschl. Anfertigen von Gesprächs- und Aktenvermerken
• Durchführen von Sachstandsrecherchen, Beschaffen und Auswerten von Informationen für die Organisationseinheit
• Organisatorisches Vorbereiten und Abwickeln von Dienstbesprechungen sowie Video- und Telefonkonferenzen, Führen von Protokollen
• Mitwirken beim Bearbeiten des zentralen Postein- und -ausgangs des Referats, Pflege der E-Akte
• Bearbeiten von Organisationsangelegenheiten
• Logistisches Vor- und Nachbereiten von Dienstreisen sowie Regeln von Transportangelegenheiten
• Auswerten von Protokollen auf Folgeaktivitäten

Liegenschaftsangelegenheiten

• Mitwirken beim administrativen Sicherstellen der ordnungsgemäßen Unterbringung der Beschäftigten im Zuständigkeitsbereich (bspw. durch Erstellung und Pflege von Raumlisten und Verzeichnissen)
• Vorbereiten bei der Anerkennung von Bedarfsanmeldungen unter Berücksichtigung der verfügbaren Haushaltsmittel
• Unterstützen bei der Bearbeitung von nutzerspezifischen Baumaßnahmen außerhalb der Zuständigkeit der BImA
• Unterstützen bei der Vorbereitung, Abstimmung und Begleitung von Baumaßnahmen der Liegenschaften des LV

Anforderungsprofil:

• Abgeschlossene Ausbildung mit mind. 3-järiger Regelausbildungszeit im kaufmännischen Bereich oder der öffentlichen Verwaltung
• Gute MS-Office-Kenntnisse
• Teamfähigkeit und ausgeprägtes Organisationstalent
• Fahrerlaubnis der Klasse III bzw. B oder BE
• Verständnis für die Belange einer humanitär-technischen ehrenamtlich getragenen Hilfsorganisation
• Diversity-Kompetenz
• Bereitschaft zur Übernahme von Rufbereitschaften
• Bereitschaft, bei Bedarf auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten Dienst zu leisten und erreichbar zu sein (z.B. im Einsatzfall)
• Bereitschaft zur Mitarbeit im Leitungs- und Koordinierungsstab sowie zum Tragen von Dienst- bzw. Einsatzbekleidung zu bestimmten Anlässen

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