N 115/2023 Verwaltungsangestellte/r bei Universität Rostock
N 115/2023 Verwaltungsangestellte/r (m/w/d) bei Universität Rostock
Stellenausschreibung N 115/2023
Die Universität Rostock bietet Ihnen eine vielfältige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einer traditionsbewussten, aber dennoch innovativen, modernen und familienfreundlichen Hochschule in einer lebendigen Stadt am Meer.
An der Universität Rostock ist vorbehaltlich haushaltsrechtlicher Regelungen an der Agrar- und Umweltwissenschaftlichen Fakultät, an den Professuren Massivbau sowie Baustatik und Baudynamik, zum nächstmöglichem Zeitpunkt unbefristet die folgende Stelle zu besetzen:
Verwaltungsangestellte/r mit Sekretariatsaufgaben (m/w/d)
EG 8 TV-L, Vollzeitbeschäftigung, 40 Stunden/Woche, unbefristet
Wir suchen eine/n motivierte/n, engagierte/n und erfahrene/n Mitarbeiter/in, die unser Team beim Aufbau sowie bei der Organisation und Weiterentwicklung der Forschungs- und Lehraktivitäten und der Einrichtungen im Fachbereich Bauingenieurwesen ergänzt. Ihre vielfältigen Verwaltungs- und Koordinierungsfähigkeiten sind von entscheidender Bedeutung, da Sie eine Schlüsselrolle bei der Verwaltung, der Zusammenarbeit mit verschiedenen Uni-internen und externen Partnern aus Forschung und Industrie, Modernisierungsarbeiten, größeren Anschaffungen sowie bei der Organisation von öffentlichen Veranstaltungen und Aktivitäten spielen werden.
Aufgabengebiet
- Bewirtschaften der Haushaltsmittel und der eingeworbenen Drittmittel der Professuren mit Kostenkalkulation, Mittelabruf, Kontenführung und Terminüberwachung bei der Rechnungslegung
- Bearbeiten von Beschaffungsanträgen und Aufwendungen, Beschaffen von Geschäftsbedarf
- organisatorisches Betreuen von Personalangelegenheiten
- Mitwirken beim Aus- und Aufbau des Fachbereichs Bauingenieurwesen, insbesondere Koordinierung bei uni-internen und öffentlichen Vergabeverfahren für Büro-, Lehrraum- und Laboreinrichtungen sowie bei der Beschaffung von Spezialgeräten
- Studien- und Prüfungsorganisation
- Verwaltungsorganisation (Postverteilung, Terminkoordinierung, Aktenverwaltung, Archivierung)
- selbständiges Erledigen nicht fachbezogener Korrespondenz
- Vor- und Nachbereiten von Dienstreisen
- Ansprechpartnerin / Ansprechpartner für studentische Belange sowie allgemeine Anfragen an die Professuren
- Mitwirken bei der Vorbereitung und Durchführung von wissenschaftlichen Veranstaltungen und Projekttreffen
- Webpräsenz- und der Webseitenverwaltung
- Aufbauen und Pflegen eines Informationsmanagements (Beschaffung, Systematisierung und Aktualisierung relevanter interner Informationen und Daten für die Erstellung von Berichten, Statistiken, Präsentationen u. ä.)
Einstellungsvoraussetzungen
- abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbarer Abschluss mit mindestens gutem Ergebnis
- mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in der Büroorganisation
- Kenntnis von Organisationsabläufen
- sehr gute Kenntnisse in den Office-Anwendungen (MS Office, OpenOffice) sowie Typo3
- sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen in der deutschen und der englischen Sprache
- wünschenswert sind Kenntnisse und Erfahrungen auf dem Gebiet der universitären Mittelverwaltung
- Erfahrungen in der Organisation von Fachveranstaltungen, in der Unternehmenskommunikation und der Öffentlichkeitsarbeit sind erwünscht
- freundliches und sicheres Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten
- selbstständige und umsichtige Arbeitsweise, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität, absolute Verlässlichkeit und ein Gespür für den Umgang mit sensiblen Daten, Diskretion und gute Umgangsformen
Wir bieten
- Arbeitsverhältnis nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beim Arbeitgeber Land Mecklenburg-Vorpommern, dieses vertreten durch die Universität Rostock
- Vergütung mit Entgeltgruppe 8 bei Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen
- eine individuelle Zuordnung der tariflichen Erfahrungsstufe unter Berücksichtigung Ihrer bisherigen Berufserfahrung
- 30 Tage Jahresurlaub und Jahressonderzahlung; zusätzliche Altersvorsorge (VBL)
- flexible Arbeitszeitgestaltung
- vielfältige Angebote für die Gesundheitsförderung und zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf bspw. durch unser Familienbüro oder unser Gesundheitsmanagement URgesund
- Vielzahl an Weiterbildungsmöglichkeiten, u.a. Sprachkurse, IT-Kurse, Seminare zur beruflichen Weiterentwicklung
- Teilnahmemöglichkeit am vielfältigen Angebot des Hochschulsports
Wir als Arbeitgeber
Chancengleichheit ist uns wichtig. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter oder gleichgestellter Menschen sind uns willkommen. Bewerbungen von Menschen anderer Nationalitäten oder m