Mitarbeiter·in im Künstlerischen Betriebsbüro Oper bei Salzburg (AT)

Salzburg (AT)

Eckdaten:

Art der Anzeige: Stellenangebot | Berufsbezeichnung: Mitarbeiter·in im Künstlerischen Betriebsbüro Oper (m/w/d) | PLZ des Einsatzortes: AT-5020

Beschäftigungsumfang: Vollzeit | Erfahrungslevel: Mit Berufserfahrung | Stellenanzeigen-ID: MPJ-24-06-26-146

Datum der Veröffentlichung 26.06.2024

Bewerbungsfrist bis 20.07.2024

Stellenbeschreibung:

Der Salzburger Festspielfonds sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine·n

Mitarbeiter·in im Künstlerischen Betriebsbüro Oper (m/w/d)

in Vollzeit – 40 Wochenstunden.

Der Salzburger Festspielfonds ist ein Fonds sui generis mit eigener Rechtspersönlichkeit mit der Aufgabe der Vorbereitung und Durchführung der Salzburger Festspiele und der Salzburger Pfingstfestspiele. Die Salzburger Festspiele gelten als das weltweit bedeutendste Festival der klassischen Musik und darstellenden Kunst. Sie finden seit 1920 jeden Sommer im Juli und August statt und bieten eines der dichtesten Programme zeitgenössischer Kunst weltweit. Alljährlich mehr als 200 Veranstaltungen werden in sechs Festspielwochen von mehr als 250.000 internationalen Gäst·innen besucht.

Die Position ist dem Bereich der Intendanz / Künstlerische Betriebsdirektion Oper zugeordnet.

Ihre Hauptaufgaben liegen im Bereich:

– Administratives Künstlervertragswesen inkl. aller weiterer erforderlichen Unterlagen und -Dokumente im Bereich Oper (Vertragsausstellung, Unterschriftenkoordination, Versand, -Ablage/Archivierung sowie Prüfung / Einholung von Dokumenten und Bescheinigungen wie Aufenthaltsbewilligungen, Arbeitserlaubnissen, Visaangelegenheiten etc.);
– Laufende Datenpflege der zentralen Dispositionssoftware (Kontaktmanagement, Disposition, Raumbuchungen, Mitwirkende- und Besetzungslisten etc.);
– Mitarbeit bei der Weiterentwicklung der Dispositionssoftware;
– Funktion als zentrale Anlaufstelle für Künstler·innenverrechnung, Buchhaltung, Rechtsabteilung bzw. abteilungsinterne Rechnungsverwaltung;
– Mitarbeit bei der Eingliederung der Abteilung in den digitalen Rechnungslauf;
– Bestellung, Herstellung, Verteilungsorganisation, Rückversand bzw. Archivierung von Noten;
– Mitarbeit bei der Aktualisierung der Disposition für den Spiel- und Probenbetrieb und der Erstellung des täglichen Probenplans;
– Disponierung, Einteilung und vertragliche Abwicklung von Personal für Szenischen Dienst und Assistenzen der Leading Teams (inkl. Vertragsverhandlungen)
– Mitarbeit bei der Produktionsvorbereitung und -betreuung (Erstellung Produktionslisten, Versand Probenpläne / allgemeine Informationen für Künstler·innen und Kollektive, Koordination Zutrittskarten, Künstler·innenkarten, Künstler·innen-Onboarding, etc.) und Mitverantwortung für den Kommunikationsfluss innerhalb der künstlerischen und technischen Abteilungen;
– Organisatorische Vorbereitung und Koordination von Vorsingen, Castings, Arbeitsproben, ggf. Bauproben und Treffen der Leading Teams vor Ort und auswärts;
– Administrative und organisatorische Assistenz der Betriebsdirektorin in allen Belangen;
– Unterstützung bei Reisebuchungen; Organisation von Künstler·innentransfers;
– Künstler·innenbetreuung (sowohl während der Festivals als auch bei Bedarf unterjährig) und Veranstaltungsdienste;
– Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten (Organisation Ein- und Austrittslisten für Künstler·innenausweise, Bestellungen von Büromaterial etc.) und Mitarbeit bei der Weiterentwicklung

Anforderungen

– Einschlägige Ausbildung und Berufserfahrung im Bereich Künstlerisches Betriebsbüro / Kulturmanagement / Veranstaltungsorganisation;
– Kenntnisse der internationalen Kultur-, Agentur- und Verlagsszene;
– Kenntnisse des einschlägigen Opernrepertoires und im Notenlesen;
– Basiskenntnisse in den Bereichen Vertragswesen, Rechnungswesen und Steuerrecht;
– Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift;
– Sehr gute Englischkenntnisse; Grundkenntnisse weiterer Sprachen erwünscht;
– Professioneller Umgang mit MS Office und mit Dispositionssoftware;
– Selbstständige Planung und Organisation des Arbeitsbereichs;
– Gute Kommunikationsfähigkeit, freundliches und kompetentes Auftreten und gute Umgangsformen;
– Genaue, effiziente, dienstleistungsorientierte und wirtschaftliche Arbeitsweise und lösungsorientiertes Handeln;
– Verschwiegenheit, Diskretion und hohe Loyalität;
– Verantwortungsbewusstsein, hohe Einsatzbereitschaft, in Festival- und Produktionsphasen auch an Abenden, Wochenenden und Feiertagen;
– Führerschein Gruppe B und Fahrpraxis.

Das bieten wir Ihnen:

– Verantwortungsvolle und interessante Tätigkeiten in einem künstlerischen und teamorientierten Arbeitsumfeld im