Fachassistentin/Fachassistent Eingangszone im Jobcenter (Arbeitsort Mannheim) in Mannheim bei Bundesagentur für Arbeit (BA)

Ihr Arbeitsumfeld
Die Bundesagentur für Arbeit betreibt zusammen mit den kommunalen Trägern bundesweit rund 300 Jobcenter. Aufgaben der Jobcenter sind vor allem die Leistungsgewährung sowie die Vermittlung in Arbeit und Ausbildung. Dabei sind die Kundinnen und Kunden häufig durch komplexe Problemlagen belastet. Ziel ist immer, die Rückkehr ins Erwerbsleben und soziale Teilhabe zu ermöglichen.

Als Fachassistent/-in Eingangszone sind Sie die erste Ansprechpartnerin bzw. der erste Ansprechpartner für Kundinnen und Kunden und bilden eine wichtige Schnittstelle zu weiteren Abteilungen, wie der Vermittlung oder Leistungsgewährung. Werden auch Sie Teil des Teams und erbringen eine abwechslungsreiche Dienstleistung mit persönlichem Kundenkontakt.

Ihre Aufgaben und Tätigkeiten Sie nehmen Meldungen und Anträge in Fällen von Arbeitslosigkeit sowie Ausbildungs- und Arbeitssuche entgegen und behalten dabei die gesetzten Fristen im Blick. Bei Bedarf geben Sie die notwendigen Unterlagen (z.B. Antragsunterlagen) aus. Sie erfassen und aktualisieren die Daten der Kundinnen und Kunden in den IT-Verfahren. Außerdem beantworten Sie allgemeine Fragen unserer Kundinnen und Kunden (z.B. geben Sie Auskünfte zu Voraussetzungen für Leistungsansprüche und weiteren Anliegen). Sie terminieren Beratungsgespräche bei der Arbeitsvermittlung und Leistungsabteilung.
• Außerhalb der Öffnungszeiten der Dienststelle übernehmen Sie administrative Tätigkeiten (z.B. Postbearbeitung).

Sie bringen als Voraussetzung mit
eine abgeschlossene Berufsausbildung (idealerweise im kaufmännischen Bereich)
alternativ einen mittleren Bildungsabschluss und eine mindestens zweijährige Berufserfahrung, mit Aufgabeninhalten und Anforderungen, die mit der ausgeschriebenen Tätigkeit vergleichbar sind
Außerdem legen wir Wert auf

eine positive Grundeinstellung gegenüber allen Menschen sowie eine hohe Akzeptanz des Systems der sozialen Sicherung in der Bundesrepublik Deutschland
IT-Affinität bzw. die Bereitschaft, sich in neue IT-Verfahren einzuarbeiten
Kundenorientierung und Servicebereitschaft
ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Einfühlungsvermögen und ein freundliches Auftreten

Idealerweise bringen Sie noch mit

• ein gutes Zeitmanagement und Organisationstalent, insbesondere bei einer hohen Anzahl an Kundenvorsprachen über einen längeren Zeitraum hinweg

Wir bieten Ihnen
Die vorbeschriebenen Aufgaben dienen der tarifrechtlichen Einordnung und entsprechen dem Tätigkeits- und Kompetenzprofil lt. TV-BA.
Die Konkretisierung der Aufgaben wird im Folgenden dargestellt:

Sie übernehmen die administrative Unterstützung der übergeordneten Führungskräfte (Sachgebietsleitung und Abteilungsleitung), darunter fallen u.a. folgende Aufgaben:
• Erstellung von Wochen- und Monatsstatistiken
• Aufbereitung und Weiterleitung verschiedener Bearbeitungslisten
• Pflege, Sichtung und Bearbeitung der Teampostfächer
• Verwaltung der Verkehrsmittel (Car-Sharing; E-Bikes)
• Zuarbeiten für JobBörsen (z.B. Urlaubspläne erstellen, Materialbestellungen)
• Erstellung und Pflege von Teamlisten
Sie arbeiten tageweise im Frontoffice in einer der JobBörsen des Jobcenter Mannheim. Dort übernehmen Sie folgende Aufgaben:
• Entgegennahme von Meldungen und Ausgabe von Unterlagen in Fällen von Arbeitslosigkeit, Ausbildungs-/ Arbeits- und Ratsuche
• qualifizierte Annahme von Arbeitslosengeldanträgen, sonstigen Anträgen bzw. Fragebögen (Vermittlungsbudget, Bürgergeld)
• Klärung allgemeiner vermittlungs- und leistungsrechtlicher sowie beraterischer Anliegen mit mittlerem Schwierigkeitsgrad
• Unterstützung von Kundinnen und Kunden bei der Datenselbsteingabe (Präsenzbetreuung)

hohe IT-Affinität - insbesondere sehr gute Kenntnisse in Microsoft Excel sowie gute Kenntnisse in den weiteren Microsoftanwendungen Word, Outlook und Powerpoint sowie die Bereitschaft sich in neue, spezifische IT-Verfahren einzuarbeiten
hohe Affinität im Umgang mit Zahlen

eine strukturierte individuelle Einarbeitung in einem sinnstiftenden Tätigkeitsumfeld
Karrierechancen – attraktive Entwicklungsmöglichkeiten in jeder Lebensphase, durchlässige
Aufstiegswege

eine Bezahlung nach Tätigkeitsebene V des Tarifvertrages für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer
der Bundesagentur für Arbeit (www.arbeitsagentur.de/ba-tarifvertrag), plus Zulage

Verdienstmöglichkeiten - je nach Vorerfahrung - von 3.042 € bis 4.055 € monatlich.
eine Personalpolitik, die die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben fördert (Flexible Arbeitszeitmodelle,
Homeoffice etc.) und ihre Beschäftigten z.B. mit Hilfe des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
unterstützt

eine gute Erreichbarkeit: Unsere Dienstgebäude sind gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder auch dem
privaten PKW zu err