Assistenz der Geschäftsführung in Teilzeit (20 Std./Woche) in Frankfurt am Main bei IVM Privates Institut für Versicherungsmedizin GmbH & Co KG

Sind Sie ein Organisationstalent mit dem Auge fürs Detail? Sie lieben es, eigenständig zu arbeiten und möchten Projekte aktiv mitgestalten? Auf Sie ist immer Verlass und Sie legen Wert auf die Qualität Ihrer Arbeit?

Dann haben wir genau die richtige Herausforderung für Sie! Denn wir suchen eine zuverlässige Assistenz (m/w/d) für unsere Geschäftsführung.

Ihre Mission: In dieser spannenden Position unterstützen Sie unsere Geschäftsführung bei einer Vielzahl von Aufgaben und sind die rechte Hand des Managements. Ihr Beitrag ist essentiell für den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts. Sie übernehmen nicht nur Aufgaben, sondern erkennen auch proaktiv, was als Nächstes zu erledigen ist – immer mit einem souveränen und professionellen Auftreten.

Diese spannenden Aufgaben warten auf Sie:

• Korrespondenz & Kommunikation: Sie erledigen die allgemeine Korrespondenz und erstellen eigenverantwortlich Serienbriefe und Mailings.
• Koordination mit Externen: Sie kommunizieren mit dem Steuerberater, verwalten Rahmenverträge und organisieren Fremdfirmen.
• Support im Personalbereich: Sie unterstützen in der Personalverwaltung und tragen zum Reportwesen bei.
• Veranstaltungsmanagement: Sie unterstützen bei der Veranstaltungsbewerbung und -zertifizierung und erstellen entsprechende Unterlagen und Rechnungen.
• Mitarbeiterverwaltung: Sie kümmern sich um die Verwaltung der Mitarbeiterdaten, die Urlaubsplanung sowie das Onboarding neuer Mitarbeiter.
• Organisationstalent: Sie übernehmen das Bestellwesen und koordinieren Online- und Präsenz-Termine für das gesamte Team.
• Digitale Medien: Sie kümmern sich um unseren Social Media-Auftritt und unsere Website (mit Unterstützung einer Werbeagentur).
• Projektkoordination: Sie bearbeiten selbstständig Projekte und tauschen sich regelmäßig mit der Geschäftsführung aus.

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene Berufsausbildung/Studium: Sie verfügen eine Berufsausbildung oder eine entsprechende Qualifikation.
• Berufserfahrung: Sie verfügen über 3-5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position und kennen sich in einem kleinen bis mittleren Unternehmen bestens aus.
• Exzellente Ausdrucksweise: Ihre schriftliche und mündliche Kommunikation ist präzise, und Sie beherrschen die deutsche Rechtschreibung sicher.
• Kommunikative Fähigkeiten: Sie zeichnen sich durch ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten aus und treten selbstbewusst und gepflegt auf.
• Selbstständige Arbeitsweise: Sie arbeiten strukturiert, eigenverantwortlich und behalten auch in stressigen Situationen den Überblick.
• Technische Kenntnisse: Sie sind versiert im Umgang mit MS-Office-Anwendungen und haben idealerweise Erfahrung mit Grafikprogrammen.
• Erstellung von Mailings: Sie bringen Erfahrung in der Erstellung von umfangreichen Mailings und Seriendrucken sowie den dafür notwendigen Programmen mit.
• Personalwesen: Interesse für Personalbereich ist vorhanden und Sie möchten sich in diesem Bereich weiterzuentwickeln.
• Digitale Affinität: Social Media-Kenntnisse und Erfahrungen in der Websitepflege sind wünschenswert.

Neben einer abwechslungsreichen Tätigkeit bieten wir Ihnen Folgendes:

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Position in einem modernen Arbeitsumfeld in unserem Büro in Frankfurt.
• Die Möglichkeit, mit 20 Wochenstunden (an 4-5 Arbeitstagen) zu starten und die Arbeitszeit nach Absprache und Bedarf perspektivisch zu erhöhen.
• Langfristige Perspektiven, Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Eine angenehme Zusammenarbeit mit Kollegen (m/w/d) verschiedener Fachgebiete
• Familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung

Wenn Sie die Vertrauensperson sein möchten, die unserer Geschäftsführung den Rücken freihält und unser Team noch stärker macht, freuen wir uns sehr darauf Sie kennenzulernen!

Senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen inklusive Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Eintrittstermin per E-Mail an bewerbung@ivm-med.de.

Kontakt:

IVM Privates Institut für Versicherungsmedizin
GmbH & Co.KG

Tanja Böger
Am Lindenbaum 6a
60433 Frankfurt am Main

Telefon:  069 - 9511859 - 0
E-Mail: bewerbung@ivm-med.de

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