Projektassistenz im Geschäftsbereich Transfer in Kiel bei Landesregierung Schleswig Holstein

Für Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und externe Bewerberinnen und Bewerber

Im Geschäftsbereich Transfer der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle

einer Projektassistenz (m/w/d)

befristet bis zum 31.12.2025 zu besetzen.

Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt die Hälfte einer/eines Vollbeschäftigten (zzt. 19,35 Stunden). Die Zahlung des Entgelts erfolgt bei Erfüllung der tarifrechtlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe E9a.

Die Seeburg direkt am Anfang der Kiellinie war das erste Studierendenhaus Deutschlands. Das wohl bestgelegene Gebäude der CAU wird aktuell vor allem als Büro- und Veranstaltungsfläche genutzt.
Für die zukünftige Nutzung der Seeburg wurde ein innovatives Konzept entwickelt. Die Seeburg wird dabei zukünftig als Schaufenster der Wissenschaft fungieren, das der Gesellschaft einen direkten Einblick in die Universität gibt und Angebote für die breite Öffentlichkeit bereithält. Dafür wird es in den nächsten Jahren einen großen Umbau des Gebäudes geben.

Der Aufgabenbereich erstreckt sich insbesondere auf die Unterstützung der Projektleitung bei der Umsetzung des Konzeptes für die zukünftige Nutzung der Seeburg, dem Veranstaltungsbetrieb sowie auf allgemeine Organisations-, Verwaltungstätigkeiten.

Der Aufgabenbereich umfasst insbesondere:

• Unterstützung der Projektleitung bei der jährlichen Erstellung eines Wirtschaftsplanes und einer laufenden Nutzungsplanung
• Umsetzung des entwickelten Nutzungskonzeptes
• Unterstützung der Projektleitung in der Finanzakquise für den geplanten Umbau
• Betreuung des Gebäudes, der (Veranstaltungs-) Räumlichkeiten sowie der darin vorhandenen technischen und sonstigen Einrichtungen (Ansprechperson für Nutzer*innen des Gebäudes und Fremdfirmen)
• Bearbeitung von Veranstaltungen und Durchführung von Besichtigungen der Veranstaltungsfläche (Aufsetzen von Angeboten, Verträgen und Rechnungen für Veranstaltungen)
• (technische) Begleitung von Veranstaltungen (ggf. auch in den Abendstunden und am Wochenende)
• Abwicklung von Personalvorgängen (Einstellungen, Erstattungen, etc.)
• Administrative Verwaltung des Sondervermögens der Seeburg in Zusammenarbeit mit dem Gebäudemanagement, Rechnungsbearbeitung
• Allgemeine Bürotätigkeiten

Einstellungsvoraussetzungen:

• betriebswirtschaftliches oder geisteswissenschaftliches Studium oder Studium mit Schwerpunkt im Veranstaltungs-/ Eventmanagement (Bachelor) oder Ausbildung im kaufmännischen oder administrativen Bereich
• nachgewiesene Erfahrung in administrativen und organisatorischen Tätigkeiten mit Finanzbezug bzw. in der Organisation und Abwicklung von Veranstaltungen
• sehr gute PC-Kenntnisse (gängige MS Office-Anwendungen, insbes. Word, Excel)
• Führerschein Klasse B
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Freundliches, kundenorientiertes, kommunikatives Auftreten
• Teamfähigkeit und soziale Kompetenz
• Belastbarkeit in arbeitsintensiveren Phasen
• Bereitschaft und Fähigkeit zum selbständigen und eigenständigen Arbeiten
• Bereitschaft zur gelegentlichen Arbeit an Sonn- und Feiertagen und in den Abendstunden

Wünschenswert:

• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Zuverlässigkeit, Sorgfalt und Flexibilität
• Berufserfahrung in der Verwaltung einer Wissenschaftseinrichtung insbesondere einer Hochschule
• gute Kenntnisse in der Abrechnung von Förder- und Drittmittelprojekten
• Erfahrung mit Projektmitarbeit und im Projektmanagement-Prozess

Wir bieten Ihnen:

• einen sehr vielfältigen Arbeitsplatz mit anspruchsvollen und erfüllenden Aufgaben
• ein engagiertes und wertschätzendes Team, das Sie bei der Einarbeitung