Veranstaltungskoordinator: In (, bei Universität Duisburg Essen

Einsatzort

Campus Essen

Einsatzbereich

College for Social Sciences and Humanities

Veranstaltungskoordinator: In (w/m/d, Nr. 785-23)
EG 11 TV-L

Als dichteste Hochschullandschaft Europas bietet die Metropole Ruhr attraktive Karrierechancen für exzellente Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus aller Welt. Um ihre internationale Spitzenforschung zu den großen Herausforderungen der Menschheit zu bündeln, haben die Ruhr-Universität Bochum, die TU Dortmund und die Universität Duisburg-Essen 2021 die Research Alliance Ruhr gegründet. Hier sind vier Research Center und ein College entstanden. Dies ist die jüngste Entwicklung in der langjährigen Zusammenarbeit als Universitätsallianz Ruhr (UA Ruhr), einer Gemeinschaft von 14.000 Forscher*innen und 120.000 Studierenden.

Das College for Social Sciences and Humanities versteht sich als Forum, in dem bereits etablierte Forschungsschwerpunkte der UA Ruhr in den Geistes- und Sozialwissenschaften in enger Kooperation mit internationalen Gastwissenschaftler*innen weiterentwickelt und um neue Forschungsthemen ergänzt werden. Neben interdisziplinären Forschungsprofessuren und Forschungsgruppen umfasst das College insbesondere ein Senior-Fellowship-Programm, welches internationale Spitzenforscher*innen in die Lage versetzt, im Rahmen eines Gastaufenthaltes am College gemeinsam mit wissenschaftlichen Tandempartner*innen aus der UA Ruhr an kollaborativen Projektvorhaben zu arbeiten. Unterstützt werden die Senior Fellows durch eine Geschäftsstelle, zu der u.a. ein professionelles Fellow- und Veranstaltungsmanagement sowie eine Anlaufstelle für die Wissenschaftskommunikation gehört.

Besetzungszeitpunkt

Beginn: nächstmöglich

Vertragsdauer

unbefristet

Arbeitszeit

39 Std. 50 Min. (100%), vollzeitnahe Teilzeit möglich

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Sie übernehmen die Koordination, Monitoring und Evaluation des Veranstaltungsprogramms aller Arbeitseinheiten des College (Senior Fellows, Forschungsprofessuren, Forschungsgruppen, Geschäftsstelle)
• Sie konzeptionieren wissenschaftliche und öffentlichkeitswirksame Veranstaltungen in Rücksprache mit dem Direktorium und dem Fellow-Management des College
• Sie organisieren Tagungen, Workshops, Konferenzen, Symposien, Podien und anderen Veranstaltungsformaten (Präsenz, digital, hybrid)
• Ihnen obliegt die Planung, Koordination und Überwachung sämtlicher Veranstaltungs- und Organisationsabläufe (Raumplanung, Einsatz von externen Dienstleistern, Klärung medientechnischer Bedarfe usw.)
• Sie korrespondieren mit und betreuen serviceorientiert nationale und internationale Gäste in deutscher und englischer Sprache
• Sie erstellen Finanzpläne, bearbeiten Angebote und Rechnungen, prüfen und rechnen Reisekosten ab
• Sie übernehmen die Anleitung und Steuerung eines Pools von Hilfskräften (Erstellung von Einsatzplänen)
• Sie bearbeiten und begleiten organisatorisch externe Veranstaltungsanfragen
• Sie unterstützen die Öffentlichkeitsarbeit des College bei der Bekanntmachung von Veranstaltungen

Ihr Profil

• abgeschlossenes Hochschulstudium mit Schwerpunkt im Event- und/oder Kulturmanagement (B.A.), alternativ: abgeschlossene Berufsausbildung im veranstaltungskaufmännischen Bereich mit zusätzlicher Weiterqualifikation als Veranstaltungsfachwirt:in (oder vergleichbar)
• einschlägige Berufserfahrung im Veranstaltungsmanagement (vorzugsweise im Hochschulwesen)
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (C1), weitere Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil
• sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office, wünschenswert: SAP), Vertrautheit mit Videokonferenztechnik
• hohe Dienstleistungsorientierung, freundliches Auftreten, ausgeprägte soziale und kommunikative Kompetenzen
• Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Organisationsvermögen
• Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten

Sie erwartet

• ein abwechslungsreiches, vielseitiges Aufgabengebiet in einem lebendigen Arbeitsbereich mit internationalem Bezug
• eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit mit großem Gestaltungspotenzial
• ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander
• ein angenehmes Arbeitsklima in einem dynamischen Team
• Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder
• Beratung bei familiären Pflegeaufgaben
• ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung
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