endigo bietet engineering. So einfach, und doch komplex. Wir stehen für Erfindungsreichtum, Know-How und Kreativität. Gemeinsam lassen wir anspruchsvolle Projekte Wirklichkeit werden. Mithilfe neuester Tools, Technologien und Strategien, unterstützen wir Unternehmen bei Ihren Vorhaben. Egal, ob wir vorhandene Ideen ausarbeiten, oder vollständig neue Lösungen entwickeln – wir denken immer auch “außerhalb der Box”.
Die partnerschaftliche Zusammenarbeit und das perfekte Ergebnis stehen im Vordergrund. Lassen Sie uns gemeinsam neue Herausforderungen angehen und zu erfolgreichen Ergebnissen führen.
In Dortmund suchen wir Sie als Sekretär (m/w/d).
- Erfassung und Verarbeitung von Informationen nach Vorlagen (Statistiken, Diagramme, Präsentationen).
- Erledigung diverser Schreibarbeiten (Korrespondenz, Berichte, Protokolle).
- Annahme und Weiterleitung von Telefongesprächen.
- Bearbeitung, und Verteilung der Eingangs- und Ausgangspost.
- Mitarbeit an interner und externer Berichterstattung.
- Verwaltung und Bestellung von Arbeitsmaterialien.
- Aktenführung, Dokumentenverwaltung, Ablage, Archiv, Wiedervorlage.
- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, z.B. Einführung SAP / Reisemanagement, Abwesenheiten, etc.
- Aktualisierung von Daten und Informationen (z.B. Vertrieb), sowie die Pflege und Verwaltung von Datenbanken.
- Mitarbeit an monatlichen Reports.
- Organisation von Kongressen, Messen und Symposien.
- Planung und Überwachung von Terminen, sowie die Organisation von Besprechungen (Telecons, Videocons , interne und externe Meetings).
- Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, inkl. Visa-Angelegenheiten.
- Nachverfolgung von Schulungsbedarfen, z.B. SCC, Erste Hilfe etc.
- Koordination von Freigaben bzgl. Abwesenheiten, Weiterbildungen, etc.
- Optional: Im Bedarfsfall, Koordination allgemeiner Sekretariatstätigkeiten (z.B Urlaubsvertretung, Vertretung im Krankheitsfall, Monatsabschlüsse)
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen einpflegen und weiterleiten.
- Manuelle Stundenbuchungen, sowie Prüfung der monatlichen Stundenabschlüsse, bei Bedarf Korrekturen vornehmen.
- Erstellung ,m der Abordnungsmitteilung, Rückmeldung und Unterbrechungsmitteilung
- Fremdpersonal (AÜG, Freelancer, Inpats): Anträge, Verlängerung, etc.
Fachgebietsbezogene Sachbearbeitung, auf Anweisung oder durch Vorgabe, z.B.:
- Einrichtung der Auftrags-Task-Force einschließlich Organisation der erforderlichen Umzüge
- Mitarbeit bei der Erstellung und Überarbeitung von Handbüchern
- Vorbereitung von Personal- und Budgetplanung
- Bewerbermanagement (Bewerbungen ausdrucken und an Vorgesetzten weiterleiten, Feedback Absage oder Einladen über das System versenden)
- Star User (SAP / Sharepoint)
- Betreuung Inpat
- Erledigung von Visa-Angelegenheiten (Einladung, Arbeitsamt, Versicherungen)
- Unterkunft (Verhandlung Mietwohnung, Kultur, Besonderheiten etc.)
- Erledigung von Behördengängen
Wir pflegen einen freundlichen und ehrlichen Umgang miteinander.
Eine gute und konstruktive Zusammenarbeit, in einem Team mit den unterschiedlichsten Menschen, sollte Ihnen daher Freude bereiten.
Spannende und anspruchsvolle Projekte erfordern die Motivation, stetig Neues zu erlernen, und sich weiterzuentwickeln.
Sie haben eine lösungsorientierte, und ideenreiche Denkweise, damit wir gemeinsam immer wieder neue Ziele erreichen.
Sie möchten eigentlich gerne etwas anderes tun, aber auch Ihre Berufserfahrung nutzen? Wir suchen in Dortmund Quereinsteiger mit Ihren Kenntnissen.
Alles, was Sie dafür wissen müssen, lernen Sie bei uns.
- Erfahrung im Sekretariat, sowie im Dokumentenmanagement.
- Zusätzliche Fachausbildung wünschenswert.
- Gute SAP/Sharepoint Kenntnisse.
- Sehr gute MS-Office Kenntnisse.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Teamfähig, sorgfältig, und strukturiert.
- Fachliche und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
- Betriebliche Altersvorsorge
- Flache Hierarchien und offene Kommunikation
- Homeoffice entsprechend der Auftragssituation
- Flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeitkonto
- Prämien für die Empfehlungen neuer Kollegen
- 30 Tage Urlaub
- Eigenverantwortliches Arbeiten