Executive Assistant in Stuttgart bei The Boston Consulting Group GmbH

Du löst Probleme, bevor überhaupt jemand weiß, dass es ein Problem gibt! Als dynamische, motivierte Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d) unterstützt du weitgehend selbständig unsere Managing Director and Partners.

Du organisierst und übernimmst Verantwortung für die Termine der Partner:innen und priorisierst in deren Namen in entsprechenden Situationen effektiv und proaktiv. Du identifizierst die richtigen Prioritäten und steuerst die jeweiligen Prozesse, um sicherzustellen, dass unsere Berater:innen über genau das verfügen, was sie benötigen, um die Kundenbedürfnisse optimal zu erfüllen. Du triffst Entscheidungen und gibst anderen Ratschläge, weil du die Kunden kennst und weißt, was die Partner:innen möchten. Du buchst (und stornierst) Geschäftsreisen, planst (und verlegst) Meetings, behältst Zeit und Kosten im Auge, leistest Unterstützung im Tagesgeschäft und hältst ohne Probleme Schritt mit dem hohen Tempo unserer Berater:innen.

Während die Berater:innen die meiste Zeit beim Kunden verbringen, ist dein Zuhause das Stuttgarter Büro. Hier bist du umgeben von verschiedenen Teams, die sich aus smarten, teamorientierten Menschen zusammensetzen. Als Assistenz der Geschäftsführung nimmst du aktiv am Büroleben teil, bist flexibel und bereit, Kolleg:innen zu helfen und funktionsübergreifend zusammenzuarbeiten.

• Du unterstützt unsere Partner:innen und weitere Führungskräfte professionell auf hohem Niveau in einem schnelllebigen und sich stets verändernden Kundenserviceumfeld. Du hältst dich nicht mit Nebensächlichkeiten auf, hast viel Liebe zum Detail und arbeitest auch dann akkurat, wenn du unter Druck stehst.
• Du koordinierst anfallende Reiseanfragen von A bis Z. Dabei bist du proaktiv, arbeitest vorausschauend und hast alles im Blick.
• Du triffst Entscheidungen nach persönlichem Ermessen an die jeweilige Situation angepasst. Du bist hochprofessionell und diplomatisch. Du weißt, wann du wen um Rat fragen musst, bist scharfsinnig und pragmatisch.
• Du baust dir ein Netzwerk zu den wichtigsten Interessengruppen auf und gehst mit einer natürlichen Leichtigkeit und Professionalität auf Menschen zu.
• Du fungierst als Gesprächspartner:in und Vertrauensperson für Partner:innen und andere BCG-Mitarbeiter:innen. Dabei stellst du sicher, dass alle wissen, was sie wissen müssen, bringst sie dazu, die richtigen Entscheidungen über ihre verfügbare Zeit zu treffen, und bindest bei Bedarf alle relevanten Parteien mit ein.

• Du verfügst über einschlägige Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und/oder über Kundenserviceerfahrung. Du bist reaktionsschnell und besitzt ausgeprägte zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
• Du bist sehr strukturiert und besitzt die nötige Gelassenheit, um mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen; ausgezeichnetes Zeitmanagement ist deine Stärke.
• Durch deine organisatorischen Fähigkeiten hältst du hinter den Kulissen die Fäden zusammen, bietest kreative Problemlösungen an, bist in höchstem Maße dienstleistungsorientiert und beeinflusst unsere Kundenarbeit spürbar positiv.
• Du besitzt eine starke intellektuelle Neugier. Du denkst kreativ, ohne dabei den Blick für das große Ganze zu verlieren.
• Die MS-Office-Programme, insbesondere MS PowerPoint, beherrschst du sicher.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden dein Profil ab.

Du arbeitest in einem eng vernetzten Team von Assistent:innen, das an einen Office Manager berichtet. Du unterstützt vorrangig bis zu zwei MDPs, arbeitest aber auch mit dem Rest des Teams zusammen. Innerhalb des Teams helft ihr euch gegenseitig, vor allem dann, wenn es mal besonders hektisch wird oder jemand nicht im Büro ist. Deine Kolleg:innen sind sehr kooperativ, denn ein gutes Klima im Team ist für uns extrem wichtig.

GROUP-SPIRIT

• Zum Spirit in der Group gehört, dass unsere Gedanken nicht nur ums Daily Business kreisen, sondern dass wir auch mal an uns denken. Dafür gibt es eine Vielzahl an Teambuilding- und Office-Events, auf die du dich freuen kannst – von Sommer- und Sport-Events über Christmas-Partys bis zu Social Events.

ARBEITSLEBEN

• Das ist in der Group selbstverständlich: Du bekommst