Assistenz der Geschäftsführung - Executive Assistant -... in Grünwald bei Vertrical GmbH

Hallo

Gleich vorneweg, wir schreiben unsere Stellenanzeigen ein wenig anders. Anstatt stumpf Anforderungen wie Abschlüsse und x Jahre Erfahrung aufzulisten, versuchen wir die zu besetzende Stelle so gut wie möglich zu beschreiben und vertrauen darauf, dass Du schon wissen wirst, ob Du die richtigen Fähigkeiten für den Job hast - oder auch nicht.

Übrigens, wir sind Vertrical. Ein internationales Softwareentwicklungs- und Beratungsunternehmen. Wir entwickeln Cloud-Plattform-Lösungen für das digitale Gesundheitswesen und arbeiten u.a. mit großen Pharmaunternehmen vor allem in den USA zusammen. Das heißt, wir nutzen moderne Technologie, um das Leben vieler Menschen besser zu machen, was schon ziemlich cool ist, oder?

Wir sind ein junges Start-Up, das schon einige Höhen und Tiefen erlebt hat. Wir haben viel gelernt, vieles richtig gemacht (und auch falsch, seien wir ehrlich) und spannende Projekte abgewickelt.

Neben unserer technischen Expertise ist unser größtes Asset unsere Unternehmenskultur. Auf das was wir hier in den letzten drei Jahren geschaffen haben, sind wir nämlich richtig stolz. Unser Werte-Mindset ist inklusiv, tolerant, respektvoll und positiv. Es ist uns von ganzem Herzen im besten Sinne völlig egal, welches Geschlecht, welche sexuelle Orientierung, Kultur, Religion oder ethnische Zugehörigkeit Du hast. Wir sind ein internationales Team, das von der Diversität lebt und kulturell viel voneinander lernt.

Dabei wertschätzen wir uns und unsere Unterschiede, legen großen Wert auf ehrliches und hilfreiches Feedback und fragen nach Hilfe, wenn wir welche brauchen. Auch Fehler sind Teil unserer Unternehmenskultur. Aus ihnen wollen wir lernen, uns weiterentwickeln und uns verbessern.

Wenn du dich damit identifizieren kannst, dann passen wir menschlich schon einmal gut zusammen.

Deine Rolle bei uns

Spoiler: Dieser Job ist nichts für schwache Nerven. ‍

Als Executive Assistant bist Du die rechte Hand unserer Geschäftsführung. Und wenn es sein muss auch die rechte und linke Hirnhälfte. Du übernimmst außerdem die Assistenzfunktion für unsere C-Suite und wirst eng in sämtliche Belange der Unternehmensleitung eingebunden.

Du erstellst Entscheidungsvorlagen für das C-Level und bist der zentrale Fokuspunkt für jegliche Kommunikation in Richtung der Geschäftsführung. Du kanalisierst und priorisierst Nachrichten, Anfragen und Aufgaben und behältst den Überblick über alles, was die Managementebene gerade beschäftigt. Du koordinierst und organisiert unsere externen Dienstleister, z.B. im Bereich Marketing, PR oder Travelmanagement.

Du bereitest unsere Leadership-Meetings vor und nach und übernimmst die Moderation. Dazu gehört auch, dass Du dazwischen grätscht, wenn eine Diskussion ausartet oder du einen dieser "this meeting could have been an e-mail"-Momente erlebst.

Wir streben außerdem eine kontinuierliche Verbesserung unserer Kommunikations- und auch Meetingkultur an. Wir würden dir daher gerne die Verantwortung dafür übertragen, dass unsere Meetings zweckmäßig, effizient und wertschätzend sind. Du solltest Dich außerdem um unsere mündliche und schriftliche Kommunikation kümmern, Beispiele und Anleitung geben, wie wir uns verbessern können und intervenieren, wenn du es für nötig und sinnvoll erachtest.

Ein weiterer großer Aspekt ist die Planung von Events- und Eventteilnahmen. Wir nehmen im Jahr an 4-5 (internationalen) Konferenzen bzw. Messen teil und organisieren darüber hinaus auch interne Meetings bzw. Veranstaltungen. An einzelnen dieser Events nimmst du selber auch teil und repräsentierst unser Unternehmen aktiv.

Du wirst bei uns eng in sämtliche Geschäftsbereiche eingebunden von Sales und Projektmanagement über People & Culture bis hin zu Finanzen und Legal. Dies bedeutet auch, dass du mit vielen unterschiedlichen Stakeholdern intern und extern in Kontakt bist und die Kommunikation jederzeit transparent und zeitnah sicherstellst.

New Work, Home Office, flexibles Arbeiten und alles... schön und gut, aber wie in jedem anderen Unternehmen müssen auch wir uns grundsolide um ein paar harte unverhandelbare Basics kümmern. Formulare von Ämtern und Behörden, Rechnungen, Kreditkartenabrechnungen und Bewirtungsbelege sollten bei dir in guten und sachkundigen Händen sein. Und wenn wir z.B. eine Unternehmenspräsentation oder ein Pitch Deck brauchen, solltest du das flugs z.B. in Canva zusammenstellen können.

Gemeinsam mit Carina und Eva würdest du dich, wenn notwendig, auch um die Beschaffung und Verwaltung von Arbeitsmaterial kümmern und kontinuierlich unsere digitale Ablage auf dem Google Workspace optimieren.

Weitere Tools mit denen du zu tun hättest wären übrigens Slack, hiBob, Datev (DUO) und du bekommst auch noch weitere Zugänge, z.B. zu Banken.

Wie du siehst, ist das Aufgabengebiet sehr weit gefasst. Dies liegt daran, dass wir erstens