Büro-/Verwaltungskraft für das Sekretariat / Geschäftszimmer des örtlichen Personalrats beim Bezirk Oberbayern in München

Bezirk Oberbayern

Herzlich willkommen zur Möglichkeit, als Assistenz des örtlichen Personalrats Teil unseres engagierten Teams zu werden! Wenn Sie eine Rolle suchen, die nicht nur Ihre organisatorischen Fähigkeiten schätzt, sondern auch Ihr Interesse an personalbezogenen Themen, dann könnte dies der ideale nächste Schritt in Ihrer Karriere sein. Als Assistenz des örtlichen Personalrats werden Sie eine Schlüsselposition einnehmen, wo Ihre Unterstützung nicht nur für den reibungslosen Ablauf unserer Prozesse entscheidend sein wird, sondern auch dazu beiträgt, eine positive Arbeitsumgebung zu schaffen. Treten Sie bei uns ein und gestalten Sie aktiv die Arbeitswelt unserer Kolleginnen und Kollegen mit!

Zum 01.04.2024 sind zwei unbefristete Teilzeitstellen im Umfang von jeweils 50% (dzt. 19,5 Wochenstunden) oder auch zusammengefasst als Vollzeitstelle (dzt. 39 Wochenstunden) in Entgeltgruppe 8 TVöD-VKA zu besetzen:

Büro-/Verwaltungskraft für das Sekretariat / Geschäftszimmer des örtlichen Personalrats beim Bezirk Oberbayern (Kennziffer: 2023/60100-2

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Wir sind für Menschen da. Welche Aufgaben erwarten Sie?

Unterstützung der Vorsitzenden und deren Stellvertreterinnen bzw. Stellvertreter bei organisatorischen und administrativen Aufgaben sowie Assistenztätigkeiten für die Mitglieder des örtlichen Personalrats, wie beispielsweise:
Erledigung aller Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, wie etwa Koordination und Überwachung von Terminen und Fristen, Dokumentenverwaltung einschließlich Digitalisierung und Archivierung, Vorbereitung von Vorträgen und Erstellung von Präsentationen nebst Datenrecherche, -aufbereitung und -zusammenstellung, Sichtung und Weiterleitung des Postein- und –ausgangs, Erledigung der allgemeinen/täglichen Korrespondenz
Entgegennahme von Anliegen und Beschwerden der Mitarbeitenden als erste Anlaufstelle für den örtlichen Personalrat
Koordinierung und Abwicklung von Fortbildungs- und Dienstreisen für die Mitglieder des örtlichen Personalrats (nebst Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen)
Organisation, Koordination, Betreuung und Nachbereitung von internen und externen Besprechungen, Gremiensitzungen sowie Wahlen (inkl. Protokollführung und -auswertung)
Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen für die Mitarbeitenden des Bezirks Oberbayern, wie z.B. Hoffest, Weihnachtsfeier
Bearbeitung von Haushaltsangelegenheiten: Mittelbewirtschaftung/Budgetverwaltung, Haushaltsüberwachung und Rechnungsabwicklung (Vornahme von Buchungen in „ProDoppik“)
Pflege der Intranetseiten für den Bereich des örtlichen Personalrates

Vom Verwalten zum Gestalten. Das bringen Sie mit:

Sie besitzen eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung / einen erfolgreichen Abschluss:

o in der 2. Qualifikationsebene – Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen (fachlicher Schwerpunkt nichttechnischer Verwaltungsdienst) oder
o als Verwaltungsfachangestellte bzw. Verwaltungsfachangestellter VFA-K (Fachbereich Kommunalverwaltung) oder
o des Beschäftigtenlehrgangs I (ehem. Angestelltenlehrgang I) oder
o zum Kaufmann bzw. zur Kauffrau für Büromanagement oder zum Industriekaufmann bzw. zur Industriekauffrau oder
o zum/zur Steuer- oder Sozialversicherungsfachangestellten oder
o zum/zur Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellten

einschlägige nachweisbare Berufserfahrung (von mindestens 2 Jahren) im Sekretariats- / Assistenzbereich (inkl. Büroorganisation) sowie in der Betreuung von Sitzungen und der Protokollführung
vertiefte Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit den modernen Kommunikationsmitteln, insbesondere MS-Office-Produkten (wie z. B. Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und
gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift sowie sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik (mindestens C1 Niveau)
Kenntnisse in der Anwendung der Programme „RIS“ (Ratsinformationssystem) und „ProDoppik“ oder die Bereitschaft, sich in diese und ggf. andere, neue Programme einzuarbeiten
Bereitschaft zu gelegentlichen Arbeiten außerhalb der Rahmenarbeitszeit im Hinblick auf Veranstaltungen
absolute Diskretion und Verschwiegenheit
sehr gutes Organisations- und Kommunikationsvermögen, Kontaktfreudigkeit sowie Empathie
selbstständige, zuverlässige und gründliche Arbeitsweise (inkl. Termintreue)
ausgeprägte Teamfähigkeit, ein freundliches und sicheres Auftreten (besonders in Stresssituationen) sowie die Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit allen Schnittstellenbereichen
Flexibilität in Bezug auf neue Herausforderungen und im Umgang mit wechselnden Aufgabenstellungen
Eigeninitiative und ein ausgeprägtes Serviceverständnis