Mitarbeiter*in im Büromanagement im Institut für Quantitative Betriebs- und Volkswirtschaftliche Forschung in Kiel bei Landesregierung Schleswig Holstein

Für Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und externe Bewerberinnen und Bewerber

An der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel (CAU) im Institut für Quantitative Betriebs- und Volkswirtschaftliche Forschung ist zum 01.05.2024 die Stelle als

Mitarbeiter*in im Büromanagement

unbefristet zu besetzten. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt die Hälfte der einer entsprechenden Vollbeschäftigung (z. Zt. 19,35 Stunden/Woche). Das Entgelt richtet sich bei Vorliegen der tarifrechtlichen Voraussetzungen nach der Entgeltgruppe 6 TV-L.

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel (CAU) ist das wissenschaftliche Zentrum Schleswig-Holsteins. Mehr als 2000 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler und rd. 450 Professuren bilden ca. 27.000 Studierende aus. Insgesamt beschäftigt die CAU rund 3.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist eine der größten Arbeitgeber der Region.

Das Geschäftszimmer des Instituts ist die zentrale Anlaufstelle für alle Mitarbeiter*innen und Studierenden.

Aufgabengebiet:

• Führung des Sekretariats einschließlich Erledigung allgemeiner Büroarbeiten
• Standardisierte Leitungs- und Institutskorrespondenz
• Information und Betreuung der Studierenden; Betreuung der Dozent*innen sowie der wissenschaftlichen Mitarbeitenden
• Haushaltsführung des Instituts einschließlich Drittmittelverwaltung mittels Microsoft Word und Excel sowie der Haushaltssoftware Machweb
• Personalverwaltung (Mitarbeiter*innen, Hilfskräfte, Lehrbeauftragte)
• Administrative Betreuung von Dienstreisen (Wintrip)
• Einkauf / Beschaffung und Inventarisierung
• Pflege universitärer Datenbanksysteme UnivIS, OLAT, Plone

Einstellungsvoraussetzungen:

• Eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder zur*zum Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder ein vergleichbarer qualifizierender administrativ geprägter Berufsabschluss oder eine mindestens dreijährige Erfahrung in einem Sekretariat einer Universität, sofern das Beschäftigungsverhältnis zum Zeitpunkt der Bewerbung noch besteht.
• Sicherer Umgang mit Büro- und Kommunikationstechnik, insbesondere mit MS-Office und Internetdiensten, sowie die Bereitschaft, sich in neue Anwenderprogramme einzuarbeiten
• Sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Sprachniveau C2),
• Selbständiges Arbeiten, schnelle Auffassungsgabe, sichere mündliche und schriftliche Kommunikation, strukturierte Arbeitsweise, Teamfähigkeit, Flexibilität, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Wünschenswert, aber keine Voraussetzung:

• Sekretariatserfahrung, vorzugsweise an der CAU
• Erfahrung in der Bearbeitung von Haushaltsangelegenheiten
• Erfahrung im Bereich Personalverwaltung
• Grundkenntnisse in Englisch (Sprachniveau B1)

Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit an der größten Hochschule des Landes Schleswig-Holstein in einer Stadt mit hoher Lebensqualität. Als familienfreundliche Arbeitgeberin bieten wir flexible Arbeitszeitgestaltung und sehr gute Voraussetzungen für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf (bspw. durch zeitweises Arbeiten im Home-Office). Darüber hinaus bieten wir attraktive Fort- und Weiterbildungen, Gesundheitsmanagement, Jobticket und sowie ein attraktives Sportprogramm zu vergünstigten Konditionen.

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig ihres Alters, ihres Geschlechts, ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter.

Die Hochschule setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein. Bewerbungen von Schwerbehinderten und ihnen Gleic