Schulsachbearbeiter/-innen bei Stadt Leipzig

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Amt für Schule mehrere Positionen als Schulsachbearbeiter/-innen (m/w/d).

Das Amt für Schule ist Träger der kommunalen Schulen der Stadt Leipzig und damit zuständig für Schulangelegenheiten, wie die Schulnetzplanung, den Schulhausbau, die Werterhaltung und Bewirtschaftung von Schulgebäuden, die Schulpflichtüberwachung oder die Schülerbeförderung. Es integriert unter anderem das Schulmuseum, das Schulbiologiezentrum, die Schola Cantorum, die Schulbibliothekarische Arbeitsstelle mit den Schulbibliotheken und Leseräumen an den Schulen sowie den Fachbereich Horte. Zum Amt gehören ebenso die Schulsachbearbeiter/-innen, die im Schulsekretariat maßgeblich zur Funktionsfähigkeit der jeweiligen Schule beitragen, als wertvoller erster Ansprechpartner fungieren und an der Außenwirkung der Schule beteiligt sind.

Das bieten wir

mehrere unbefristete Stellen in Vollzeit (entspricht 39 Stunden für Tarifbeschäftigte) oder Teilzeit

ein jährliches Einstiegsgehalt zwischen 37.142 Euro und 41.668 Euro brutto entsprechend der Bewertung nach Entgeltgruppe 7 TVöD (die Werte entsprechen einer Ausübung der Stelle/-n in Vollzeit)

eine Jahressonderzahlung und eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung

flexible Arbeitszeitmodelle

30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr

vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten sowie zusätzlich drei Tage Bildungsförderung im Kalenderjahr

ein bezuschusstes Job-Ticket der Leipziger Verkehrsbetriebe sowie die Möglichkeit des JobRad-Leasings

Mental Health Maßnahmen im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung

eine individuelle, auf Ihre Kompetenzen abgestimmte Einarbeitung

Das erwartet Sie

eigenständige Erledigung und Beantwortung sämtlicher schulinterner und -externer Anfragen

gesamte Terminkoordination einschließlich selbstständiger Besucherorganisation und Sicherstellung eines lückenlosen Informationsflusses zwischen allen Akteur/-innen in und um die Schule

Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben wie Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Schreibarbeiten, Aktenverwaltung, Erteilung von Auskünften sowie Telefonvermittlung, Aktenverwaltung und Botengänge

Bearbeitung von Vorgängen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens, zum Beispiel Rechnungsbearbeitung, Überwachung und Nachweisführung der Haushaltsmittel sowie Führung des Handkassenvorschusses

Bedarfsermittlung, -planung, -anmeldung sowie Verwaltung der Büro- und Verbrauchsmittel sowie der Lehr- und Unterrichtsmittel

Auftragserteilung und Kontrolle von Lieferungen und Leistungen, einschließlich Reklamationsbearbeitung

Schulbesuchspflichtüberwachung seitens der Schule

Durchführung der Anmeldeverfahren für neue Schüler/-innen

Bearbeitung von Schülerangelegenheiten wie An- und Abmeldungen, Führung der Schülerdatei, Ausstellung von Schulbescheinigungen im Schulverwaltungsprogramm Sax-SVS (Schulmodul), Vorbereitung von Schuluntersuchungen, Erstellung von Zeugnisabschriften und Bearbeitung von Anträgen zur Schülerbeförderung

Mitwirkung bei Inventur- und Archivarbeiten

Das bringen Sie mit

Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/-r, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation beziehungsweise Büromanagement, Bürokauffrau/Bürokaufmann, Rechtsanwaltsfachangestellte/-r mit praktischer Erfahrung im Bereich Büroorganisation sowie im Umgang mit Bürger/-innen beziehungsweise Kund/-innen oder anderweitiger kaufmännischer Berufsabschluss mit mindestens dreijähriger Berufserfahrung in einem Sekretariat oder im Bereich Büroorganisation

anwendungssichere Kenntnisse und Erfahrungen mit arbeitsplatzbezogener PC-Software (unter anderem Textverarbeitung, Tabellenkalkulation)

ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und sichere orthografische Kenntnisse

sicheres und korrektes Auftreten gegenüber Lehrkräften, Eltern, Schüler/-innen und Bediensteten anderer Ämter und Institutionen

pädagogisches Geschick im Umgang mit Schülerinnen und Schülern

interkulturelles Verständnis

sehr gute organisatorische und koordinierende Fähigkeiten

Bereitschaft zum täglichen Dienstbeginn um 7:00 Uhr

Impfschutz/Immunität gegen Masern