Sachbearbeiter bei Landeshauptstadt Erfurt

Sachbearbeiter (m/w/d) bei Landeshauptstadt Erfurt

Landeshauptstadt Erfurt

In der Kulturdirektion ist zum frühestmöglichen Termin folgende Stelle zu besetzen: Sachbearbeiter (m/w/d) Antragsbearbeitung und Unterstützungsleistungen, befristet als Elternzeitvertretung

Inhaltsverzeichnis

Anforderungsprofil
Aufgabengebiet
Wir bieten
Bewertung und Bewerbungsfrist
Hinweise

Anforderungsprofil

1. Erforderlich ist:

eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder als Bürokauffrau/-mann

2. Wünschenswert sind:

einschlägige Verwaltungskenntnisse (insbesondere zum Aufbau und zur Funktionsweise der Stadtverwaltung sowie zu verwaltungsinternen Zuständigkeiten und Arbeitsabläufen innerhalb der Kulturdirektion), Sicherheit in Orthographie und Grammatik
anwendungsbereite Kenntnisse der DIN 5008 sowie der Standard- und fachspezifischen Software
sehr gutes mündliches Ausdrucksvermögen, ausgeprägtes Planungs- und Organisationsverhalten, teamorientiertes Verhalten und gute Kompetenzen zur Zusammenarbeit, die Fähigkeit qualitativ hochwertige und verwertbare Arbeitsergebnisse zu erzielen sowie ein hohes Maß an Arbeitseffizienz

Die erforderlichen Zeugnisse/Nachweise sind der Bewerbung beizufügen. Sollten die erforderlichen Nachweise nicht beiliegen, führt dies zu einem Ausschluss aus dem Bewerberverfahren. Auch interne Bewerber werden aufgefordert, die erforderlichen Nachweise der Bewerbung beizufügen.

Aufgabengebiet

1. Bearbeitung von Anträgen zur Teilnahme an Veranstaltungen, insbesondere

persönliche oder postalische Entgegennahme der Anträge
Prüfung der Anträge auf Einhaltung der Fristen, formelle Richtig- und Vollständigkeit, gegebenenfalls Rücksprache mit Bewerbern zu fehlenden Unterlagen oder bestimmten Angaben
Prüfung der jeweiligen Anträge nach entsprechendem Prüfungsschema, insbesondere unter Bezugnahme der Eignungskriterien
Registrierung und Kategorisierung der einzelnen Bewerber zu den Veranstaltungen
Aufbereitung der Antragsunterlagen zur Vorlage in die Bewertungskommission und Dokumentation der Ergebnisse und Zuschlagskriterien unter Berücksichtigung der Vergabegrundsätze für das jeweilige Antragsverfahren
Erstellung von im Zusammenhang stehenden Listen und Übersichten
Beantwortung von Anfragen zu den Ergebnissen

2. Wahrnehmung von Unterstützungsleistungen für die Abteilung, insbesondere

Erteilung telefonischer, mündlicher und schriftlicher Auskünfte zu örtlichen und sachlichen Zuständigkeiten sowie zu Sprechzeiten
Führung der Wiedervorlage einschließlich Kontrolle der Wiedervorlagetermine
Ausführen von Schreib- und Büroarbeiten, u. a.
- Bearbeitung der Ausgangspost (versandfertige Aufbereitung bzw. Einscannen) gemäß Festlegung
- Ausführung von Schreibarbeiten und zugehörigen Schreibnebenarbeiten (Korrekturen, Abstimmungen, Vervielfältigungen usw.)
- Ablage des Schriftgutes gemäß Aktenordnung und dem für das Amt geltenden Aktenplan einschließlich Archivierung entsprechend der sachlichen und zeitlichen Vorgaben
- organisatorische Vorbereitung von Beratungen sowie Zusammenstellung von Unterlagen
- Anfertigung von Beratungsprotokollen bzw. –mitschriften
- Koordinierung von Unterschriftsvorgängen und sonstigen Zuarbeiten unter Berücksichtigung terminlicher Vorgaben
- Koordinierung von Vervielfältigungsarbeiten
- Erledigung notwendiger Botendienste

3. Wahrnehmung von Unterstützungsleistungen im Zuge der Digitalisierung, insbesondere

Übernahme von Teilaufgaben bzw. Mitarbeit bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS)
Pflege von Daten und entsprechender Datenstrukturen

Zur Wahrnehmung der Tätigkeit gehört die Vertretung des Abteilungsleitersekretariats bei Abwesenheit.