Mitarbeiterin/ Mitarbeiter E-Akte-Koordination und Fachadministration (IV 125) in Kiel bei Landesregierung Schleswig Holstein

Für Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und externe Bewerberinnen und Bewerber

Öffentliche Stellenausschreibung

Für Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und externe Bewerberinnen und Bewerber

Im Ministerium für Inneres, Kommunales, Wohnen und Sport (MIKWS) des Landes Schleswig-Holstein ist in der Allgemeinen Abteilung zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle

einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters (m/w/d)
E-Akte-Koordination und Fachadministration – IV 125

auf Dauer in Vollzeit zu besetzen. Eine Teilzeitbeschäftigung ist nach Absprache grundsätzlich möglich.

Über uns

Im Ministerium für Inneres, Kommunales, Wohnen und Sport arbeiten mehr als 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den verschiedensten Aufgabenbereichen, die auf sieben Abteilungen aufgeteilt sind. Neben der Allgemeinen Abteilung, die sich mit Fragen der inneren Organisation, der Personalverwaltung und rechtlichen Grundsatzfragen befasst, gibt es weitere sechs Fachabteilungen: die Abteilung für Bevölkerungsschutz und Ordnungsrecht, die Kommunalabteilung, die Polizeiabteilung, die Abteilung für Bauen und Wohnen, die Abteilung für Landesplanung sowie die für den Verfassungsschutz zuständige Abteilung.

Die Allgemeine Abteilung ist unter anderem verantwortlich für die gesamte digitale Aktenführung im gesamten Geschäftsbereich (außer Polizei). Hierzu gehören die Fachadministration, die Dienstanweisungen, die Anwenderbetreuung, -beratung und -schulung sowie die Verantwortung für die ordnungsgemäße Aktenführung und die Einrichtung und Überwachung der Zugriffsrechte. Der Bereich E-Akte ist dort als integraler Bestandteil des digitalen Arbeitens und der Weiterentwicklung entsprechender Konzepte verortet.

Ihre Aufgaben

E-Akte-Koordination und Fachadministration:

• Planung und Durchführung von Schulungen und Fortbildungen der Beschäftigten zur Nutzung der E-Akte,
• Beauftragung zur Einrichtung, Änderung oder Löschung von Ablagen, Nutzern und Vorlagenkategorien (Änderung von AD-Konten, AD-Gruppen und DMS-Gruppen in Abstimmung/Zusammenarbeit mit anderen Bereichen, z.B. der IT (OU-Administration)),
• Kontrolle der Zugriffsrechte auf die Ablagen und Kontrolle von Gruppenmitgliedschaften im Rahmen der Sicherheitskoordination,
• Einrichten oder Entfernen von Stellvertretungen und Erzeugen von elektronischen Akten auf Anforderung,
• Reorganisation von Schriftgutobjekten und Geschäftsgangverfügungen/Aufgaben in der E-Akte,
• Unterstützung und Beratung der Beschäftigten beim Umgang mit der E-Akte,
• Betreuung der nachgeordneten Bereiche (außer Polizei),
• Löschadministration,
• Erstellung und Verwaltung von VIS-Vorlagen (z.B. vorausgefüllt) und Geschäftsgangmustern,
• Erstellung/Änderung von dienststellenspezifischen Konzepten, Handlungs- und Dienstanweisungen und/oder Richtlinien für die Nutzung der E-Akte,
• Identifizierung und Sammlung des Bedarfs an organisatorischen Regelungen zur Umsetzung der E-Akte,
• Testen neuer E-Akten-Software bzw. –Softwarekomponenten,
• Fehlerbehebung und ggf. Ticketerstellung für die E-Akte,
• Unterstützung bei der Beauftragung von Datenwiederherstellung in der E-Akte,
• Teilnahme am E-Akte-Koordinationsaustausch des Ministeriums,
• Beratung bei der Entwicklung des digitalen Arbeitens sowie beim Umgang mit digitalen Medien,
• Aktenplanverwaltende Stelle, Ressortvertretung in der Ressortabstimmung zum Einheitlichen Aktenplan (EAP) und
• Beratung bei der Digitalisierung der Papierregistraturen.