Sachbearbeitung ( ) in Köln bei Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben

Wer wir sind:

Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, kurz BAFzA, ist mit seinen Aufgaben und Themen ein Wegweiser im sozialen Miteinander unseres Landes. Das Bundesamt ist als nachgeordnete Behörde Teil des Geschäftsbereichs des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ). Zu den Kernkompetenzen des BAFzA als Gesellschaftsbehörde gehören Zuwendungsmanagement, der Umgang mit vulnerablen Gruppen und Serviceleistungen für das BMFSFJ. Schwerpunktthemen des Aufgabenportfolios sind der Bundesfreiwilligendienst, Engagement, Demokratieförderung, Gewalt und Diskriminierung, Pflege sowie sexuelle und geschlechtliche Vielfalt. Aufgaben und Themen, Zielgruppen, Beschäftigte, Standorte – das BAFzA begreift Unterschiedlichkeit als Chance. Der Erhalt der Vielfalt, ein hoher Qualitätsanspruch an die Gestaltung des Service und die digitale Funktionalität sowie eine flexible Organisation entsprechen daher dem Selbstverständnis des BAFzA. Eine unserer Aufgaben ist der Betrieb der Hilfetelefone „Gewalt gegen Frauen“ und „Schwangere in Not“, die wir gemeinsam in einem Referat des Bundesamtes wahrnehmen. Mehr als 100 qualifizierte Beraterinnen bieten täglich 24 Stunden anonym und kostenfrei Erstberatung, Information und Weitervermittlung an Unterstützungseinrichtungen und Anlaufstellen vor Ort an. Die psychosoziale Beratung erfolgt telefonisch und als Online-Beratung und ist mehrsprachig und barrierefrei.

Wen wir suchen:

Für den Arbeitsbereich Hilfetelefon „Gewalt gegen Frauen” - Hilfetelefon „Schwangere in Not” suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt

eine Sachbearbeitung (m/w/d).

Die Eingruppierung erfolgt in die Entgeltgruppe 11 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst. Die Stufenzuordnung wird in Abhängigkeit der vorliegenden Berufserfahrung individuell festgelegt.

Welche Aufgaben Sie übernehmen werden:

• Sie übernehmen die Bedarfs- und Betriebsmittelanmeldung für beide Hilfetelefone, überwachen das Budget und bearbeiten Rechnungen und Verträge.
• Sie unterstützen bei der monatlichen Aufstellung des Schichtplanes für die Beraterinnen, überwachen die tagesaktuelle Besetzung und stellen den 24-Stunden-Betrieb der beiden Hilfetelefone sicher.
• Sie überwachen das Notfall- und Fehlermanagement, setzen dieses um und passen es im Bedarfsfall an.
• Sie unterstützen bei der Konzeption, Einführung und Koordinierung eines Prozessmanagements für die Verwaltung des Referates.
• Sie übernehmen die fachliche Begleitung von Vergabeverfahren.

Was Sie mitbringen:

• Sie besitzen ein abgeschlossenes Bachelorstudium, vorzugsweise in den Fächergruppen der Geisteswissenschaften oder der Rechts-, Wirtschafts- und Sozialwissenschaften oder haben die Laufbahnprüfung für den gehobenennichttechnischen Dienst erfolgreich abgeschlossen oder die Angestelltenprüfung II bzw. die Prüfung zur Verwaltungsfachwirtin/zum Verwaltungsfachwirt erfolgreich abgelegt.
• Sie haben Kenntnisse im allgemeinen Verwaltungsrecht, Haushaltsrecht und der Schichtplanung.
• Wünschenswert sind Fachkenntnisse zur Hilfelandschaft im Bereich der beiden Hilfetelefone „Gewalt gegen Frauen“ und „Schwangere in Not“.
• Sie besitzen eine engagierte und selbstständige Arbeitsweise, eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, Kommunikationsstärke sowie gute EDV-Kenntnisse in Word und Excel.

Was wir uns von Ihnen wünschen:

Sie interessieren sich für die Arbeit in einer Behörde und gehen Ihre Aufgaben mit Engagement an: Sie zeigen Einsatzbereitschaft, sind belastbar, haben Organisationstalent und nehmen Dinge selbst in die Hand. Dabei bleiben Sie gelassen, sind empathisch und kundenorientiert. Ihre soziale Kompetenz zeigt sich auch in Ihrem Verständnis von Teamarbeit und der Akzeptanz der geschlechtlichen und sexuellen Vielfalt von Menschen.

Was wir Ihnen bieten:

Wir leben, was wir tun: ein soziales, faires Miteinander geprägt durch unser offenes und herzliches Betriebsklima. Die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben ist uns wichtig. Als moderner Arbeitgeber bieten wir Ihnen beispielsweise flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten, ein Eltern-Kind-Büro, ein vergünstigtes ÖPNV-Jobticket mit Arbeitgeber-Zuschuss, die individuelle Urlaubsgestaltung sowie ein vielseitiges Gesundheitsförderungsangebot.

Der Arbeitsbereich ist grundsätzlich für die Besetzung mit Teilzeitkräften geeignet, sofern eine umfassende Aufgabenwahrnehmung sichergest