Sekretärin der Abteilungsleitung (25 - 30 Std./Woche) bei Forschungszentrum Jülich
Sekretärin der Abteilungsleitung (w/m/d) (25 - 30 Std./Woche) bei Forschungszentrum Jülich
Wissenschaftlich-technische Kompetenzfelder des Institutsbereichs Elektrochemische Verfahrenstechnik (IET-4, ehemals IEK-14) des Instituts für Energie- und Klimaforschung (IET, ehemals IEK) sind elektrochemische Wandler mit Polymermembran-basierten Festelektrolyten (PEM-FC und EC) mit flüssigen Elektrolyten (Kalilauge und ionische Flüssigkeiten) sowie chemische Wandler zur Kraftstoffsynthese. Es werden vollständige Energiesysteme und verfahrenstechnische Komponenten sowie elektrochemische und katalytische Vorgänge und Prozessführungen experimentell und theoretisch untersucht und im Hinblick auf ihre Leistungsfähigkeit, Effizienz, Wirtschaftlichkeit und Lebensdauer charakterisiert. Das IET-4 strebt die technische Übertragung innovativer Forschungsansätze in einsatzfähige Anwendungen an, deren Verifikation neue Forschungsimpulse und Technologietransfers liefert. Als Sekretärin (w/m/d) unterstützen Sie diese Ziele, indem Sie administrative und organisatorische Aufgaben übernehmen, die einen reibungslosen Ablauf unserer Projekte gewährleisten.
Ihre Aufgaben:
- Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben für die Abteilungsleiter des Instituts für Energie- und Klimaforschung - Elektrochemische Verfahrenstechnik (IET-4)
- Terminmanagement und Organisation von hybriden, Präsenz- oder Onlineveranstaltungen mit verschiedenen Tools wie MS Teams, Zoom, Webex; inkl. Raumbuchungen
- Bearbeitung und Verteilung der eingehenden Post und E-Mails
- Administrative Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen inkl. Konferenzanmeldung, Buchung von Unterkünften und Reisemitteln, unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben und Richtlinien des FZJ, sowie Erstellung von Reiseabläufen
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und wissenschaftlichen Veranstaltungen, inkl. Terminabstimmung, Programmplanung, Raumreservierung, Bewirtung, Einladungsmanagement, Besucheranmeldung, ggf. Protokoll, Transportwünschen und Unterbringung externer Teilnehmenden
- Organisation von Besuchen externer Gäste, einschließlich Hotelbuchungen, Fahrdienst, Bewirtungsorganisation und Reisekostenabrechnung
- Erstellung von wissenschaftlichen und administrativen Statistiken
- Aktualisierung und Verwaltung von Excellisten und Informationsschriften
- Bestellwesen für Büromaterialien und Bewirtung sowie laufende Überwachung der Lagerbestände
- Herrichtung der Besprechungsräume
- Prozessverfolgung und Bearbeitung von Veröffentlichungsanträgen Enge Zusammenarbeit und Vertretungsfunktion mit dem Institutsleitersekretariat
Ihr Profil:
- Wünschenswert ist eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)
- Erfahrungen in der selbstständigen Übernahme und Organisation von Sekretariats- und Administrationsaufgaben
- Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungsprogrammen
- Sehr gutes mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen sowie gute Englischkenntnisse
- Sehr sorgfältiger Arbeitsstil mit strukturierter und systematischer Arbeitsweise
- Hohes Maß an Selbstständigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität und Leistungsbereitschaft
- Kreativität und Freude an der Dienstleistung sowie eine stark ausgeprägte Fähigkeit zur kooperativen Zusammenarbeit Vertrauenswürdigkeit sowie freundliche Umgangsformen
Unser Angebot:
Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten! Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch:
- Einen großen Forschungscampus im Grünen, der beste Möglichkeiten zur Vernetzung mit Kolleginnen und Kollegen
- Die Entwicklung der Potenziale unserer Mitarbeitenden ist uns ein wichtiges Anliegen – individuelle Weiterbildungsmaßnahmen sind daher für uns selbstverständlich
- Ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement sowie verschiedene Sportangebote (u.a. Beachvolleyball-Platz, Laufgruppen, Yoga-Kurse und vieles mehr)
- Optimale Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienbewusste Unternehmenspolitik
- Eine Teilzeittätigkeit mit 25 - 30 Wochenstunden und eine flexible Arbeitszeitgestaltung
- Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten, z.B. im Homeoffice
- 30 Tage Urlaub (in Abhängigkeit des gewählten Arbeitszeitmodells) sowie alle Brückentage und zwischen Weihnachten und Neujahr immer dienstfreiVermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge
Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr: https://go.fzj.de/Benefits
Wir bieten Ihnen eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem internationalen und interdisziplinären Arbeitsumfeld. Eine auf 2 Jahre befristete Stelle mit der Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen in Abhängigkeit von den v