Order Administration Specialist in Heidelberg bei Bruker

Bruker ermöglicht es Wissenschaftlern, bahnbrechende Entdeckungen zu machen und neue Anwendungen zu entwickeln, die die Qualität des menschlichen Lebens verbessern. Die leistungsstarken wissenschaftlichen Instrumente und hochwertigen analytischen und diagnostischen Lösungen von Bruker ermöglichen es Wissenschaftlern, Leben und Materialien auf molekularer, zellulärer und mikroskopischer Ebene zu erforschen. In enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden ermöglicht Bruker Innovationen, Produktivitätssteigerungen und Kundenerfolge in der molekular- und zellbiologischen Forschung im Bereich Life Science, in angewandten und pharmazeutischen Anwendungen, in der Mikroskopie und Nanoanalytik sowie in industriellen Anwendungen. An dieser permanenten Herausforderung arbeiten heute weltweit mehr als 8500 Mitarbeiter an über 90 Standorten.

Bruker bietet differenzierte, hochwertige Life-Science- und Diagnostik-Systeme und -Lösungen in den Bereichen präklinische Bildgebung, klinische Phänomik-Forschung, Proteomik und Multiomik, räumliche und Einzelzellbiologie, funktionelle Struktur- und Kondensatbiologie sowie klinische Mikrobiologie und molekulare Diagnostik.

Aufgaben/Verantwortlichkeiten:

• Tenderunterlagen unterstützen
• Angebotsunterlagen (Tenderunterlagen, Angebotsspezifikationen, Vertragsentwurf) zur Klärung (technisch und kaufmännisch) weiterleiten
• Angebotstermine abstimmen und überwachen
• Exportkontrollfragen klären
• Unterschrift(en) einholen für Angebote einholen (gemäß Unterschriftsregelungen)
• Auftrag entgegennehmen
• Technische und kaufmännische Klärung koordinieren
• Auftrag im ERP System erfassen, Auftragskalkulation anhand der Klärung durchführen, AB erstellen
• Aval einholen, Konditionen (nach Rahmenvorgaben) prüfen, Wechsel erstellen in enger Zusammenarbeit mit den Hausbanken
• Erforderliche Dokumente einholen (e. g. BAFA, HR-Auszüge, Apostille, …)
• Erforderliche Dokumente erstellen (e. g. Ursprungszeugnis, Versicherungszertifikate, )
• Termine überwachen, Terminabweichungen mit Fachbereichen und Kunden abstimmen
• Vollständigkeit der Lieferung ermitteln
• Versandfreigabe erteilen, Speditionsaufträge erteilen, Versanddokumente erstellen (Zollrechnung, , etc), Versand überwachen
• Rechnungen erstellen, Anzahlungen überwachen
• Zahlungseingänge anmahnen (Systemunterstützt)
• Gewährleistungsauftrag anlegen, Gewährleistungsdaten pflegen
• Projektübergabe an Service
• Debitorenpflege im ERP System
• Backup Office Management
• Vorbereiten und Vorlegen von Auftragsunterlagen für Wirtschafts- und Betriebsprüfer
• Temporär können weitere Sonderaufgaben hinzukommen
• Es sind Kenntnisse in einer gängigen Fremdsprache und üblicher Büro-Software erforderlich

Qualifikationen:

• Ausbildung zum Groß- und Außenhandelskaufmann oder Industriekaufmann (m/w/d) oder Bachelor-Studium BWL
• Einschlägige Erfahrungen im Bereich Export
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Zwingend erforderlich: gute Kenntnisse im MS Office, SAP 3 SD, CS
• Außergewöhnlich hohe Kundenorientierung und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Gutes Verständnis und Erfahrung im internationalen Versand und Transport
• Erfahrung bei Ausfuhranmeldungen, nach Möglichkeit "Bekannter Versender"

• Zusammenarbeit in kreativer Umgebung
• Flexible Arbeitzeiten
• Selbstständigs Arbeiten
• Interessanter Aufgabenbereich (Embedded Systeme, FPGA, Photonics)