Documentation Support Specialist in Marburg an der Lahn bei Oxford Global Resources

Werden Sie Teil des dynamischen Teams eines unserer Kunden als Documentation Support Specialist (m/w) und tragen Sie zu einem effizienten Dokumentenmanagement und Verwaltungsprozessen bei. Sie spielen eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung der Genauigkeit und der Einhaltung von Vorschriften bei mitarbeiterbezogenen Dokumenten.
Stellenbeschreibung
Als Documentation Support Specialist arbeiten Sie eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um mitarbeiterbezogene Dokumente zu verwalten und zu bearbeiten. Ihre Liebe zum Detail und die Einhaltung standardisierter Verfahren tragen dazu bei, genaue Unterlagen zu führen und eine effektive Kommunikation zu gewährleisten.
Verantwortungen

• Unterstützung bei der Überprüfung eingehender und ausgehender Korrespondenz, um die Richtigkeit und Einhaltung der vorgeschriebenen Formate zu gewährleisten.
• Unterstützung des Dokumentenmanagement-Teams durch Plausibilitätsprüfungen von Mitarbeiterdokumenten und Überprüfung der Korrektheit anhand von Anträgen zur Dokumentenerstellung.
• Koordinierung mit den zuständigen Akteuren, um Unstimmigkeiten oder Abweichungen von Dokumentenerstellungsaufträgen zu beseitigen.
• Verwalten der Archivierung, des Drucks, des Scannens und der Zusammenstellung von Dokumenten, sowohl in physischer als auch in elektronischer Form.
• Erstellen von Standardkorrespondenz in Englisch und Deutsch auf der Grundlage der vorgegebenen Richtlinien.
• Durchführung von Rechercheaufgaben und Aktualisierung von Präsentationen nach Bedarf.
• Planen, Überwachen und Koordinieren von Terminen und Sicherstellen einer effektiven Terminplanung.
• Mitwirkung bei der Erstellung von Standardberichten, wie z. B. KPIs und Statistiken, um fundierte Entscheidungen zu erleichtern.
• Unterstützung bei der Überwachung der Funktionalität von Bürogeräten, einschließlich Kopierern, Faxgeräten und Scannern.
• Durchführung kleinerer Übersetzungen und Validierung und Bearbeitung von in SAP erfassten Abwesenheitsbescheinigungen.
• Mitwirkung an der Qualitätssicherung von Daten durch Unterstützung bei der Datenvalidierung und beim Datenvergleich.
• Unterstützung bei der Datenrecherche aus bestehenden Quellen und Zusammenstellung von Daten aus SAP und Workday.
• Initiierung von HEAT-Tickets für die Bearbeitung im HR Service Center.

Profil

• Abgeschlossene 2-jährige kaufmännische Ausbildung, z.B. zum kaufmännischen Assistenten Beherrschung der englischen und deutschen Sprache in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Aufmerksamkeit für Details und sorgfältige Verwaltung von Dokumenten.
• Fähigkeit, effektiv mit funktionsübergreifenden Teams zusammenzuarbeiten.
• Grundkenntnisse in der Bedienung und Wartung von Bürogeräten.
• Vertrautheit mit SAP und Workday ist ein Plus.
• Gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache.

Arbeitsbedingungen

• Vertrag: Befristet mit Chance auf Verlängerung; Anstellung via Oxford Global Resources;
• Gehalt: Zwischen 3000-4000€ pro Monat je nach Erfahrungsgrad
• Standort: Raum Marburg

Achtung: Nur Bewerber mit Nationalität eines EU-Mitgliedstaates oder einer gültigen Arbeitserlaubnis sind rechtlich befugt diese Position anzunehmen.

Stellennummer: 23364
Telefonnummer: +4921188230168