Assistenz des Vorstands in Berlin-Buch bei Max Delbrück Centrum für Molekulare Medizin

Das Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-Gemeinschaft (Max Delbrück Center) ist ein international bekanntes biomedizinisches Forschungszentrum. Wir wollen die molekularen Mechanismen von Gesundheit und Krankheit verstehen und auf dieser Basis neue Diagnostika und Medikamente entwickeln. Das Max Delbrück Center ist Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten Wissenschaftsorganisation Deutschlands, und bietet ein anregendes Forschungsumfeld mit modernster Forschungsinfrastruktur. Derzeit arbeiten ~1250 Mitarbeiter*innen und ~500 Gastwissenschaftler*innen an den Standorten Berlin-Buch und Berlin-Mitte. Eine unserer größten Stärken ist die Vielfalt unserer Belegschaft. Das Miteinander fördert Kreativität und beflügelt Innovation.

Mithilfe wegweisender biomedizinischer Forschung wollen wir Menschen ein gesünderes Leben ermöglichen. Unser Ziel ist es, mit unseren Entdeckungen neue Wege zu bahnen, um Krankheiten besser vorzubeugen, zu behandeln und schließlich zu heilen.

Sie sind ein Organisationstalent? Sie sind Teamplayer*in und sorgen für einen reibungslosen Wissensaustausch in Zusammenarbeit mit Kolleg*innen? Sie genießen die Arbeit in einem internationalen Umfeld?

Dann kommen Sie zum 01.02.2024 zu uns und verstärken unser Team als Assistenz (m/w/d) der Wissenschaftlichen Vorständin an unserem Forschungsstandort Berlin-Buch in Vollzeit (39 Std).

Sie erwartet eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit im Wissenschaftlichen Vorstand einer international, renommierten Forschungseinrichtung. Als Assistenz des Vorstands (m/w/d) organisieren und koordinieren Sie die Aktivitäten und Termine der Wissenschaftlichen Vorständin in Zusammenarbeit dem persönlichen Referent*innen (m/w/d), dem Büro des Administrativen Vorstand und den Kolleg*innen (m/w/d) des Stabs Strategie.

Job Description

• Strategisches Terminmanagement einschließlich Vor- und Nachbereitung von Terminen, Planung und Organisation des Tagesgeschäftes des Sekretariats (Schriftverkehr, Terminkoordination, Terminüberwachung einschließlich Wiedervorlagetermine, Post- und Mailbearbeitung) der Wissenschaftlichen Vorständin
• Selbstständige Korrespondenz via E-Mail, Brief, Telefon mit allen Ansprechpartner*innen der Wissenschaftlichen Vorständin in Deutsch und Englisch
• Verwaltungs-, Organisations- und Koordinationsaufgaben des Sekretariats der Wissenschaftlichen Vorständin, in enger Zusammenarbeit mit den Kolleg*innen des Stabs Strategie und dem Büro der Administrativen Vorständin
• Schnittstelle zwischen dem wissenschaftlichen und administrativen Bereich
• Kommunikation mit den Forschungsgruppen und administrativen Abteilungen des MDC sowie mit externen Partnern und den Zuwendungsgebern
• Betreuung internationaler Gäste, Kooperationspartner*innen, Wissenschaftler*innen bei Aufenthalten in Berlin (Organisation von Unterkünften, Vorträgen, Terminen, Bewirtung)
• Verantwortung für das Reisemanagement einschließlich der Buchung und Abrechnung von Dienstreisen der Wissenschaftlichen Vorständin
• Verwaltung und Bestellung über das interne Warensystem, Anlegen von Aufträgen, sowie Rechnungsprüfung und Freigabe

Requirements

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in oder vergleichbare Qualifikation
• Organisationstalent, um die vielfältigen Verpflichtungen der Wissenschaftlichen Vorständin eigenverantwortlich zu organisieren und zu koordinieren
• Selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise mit hoher Eigeninitiative
• Sehr gutes Sprach- und Formulierungsvermögen in deutscher und englischer Sprache
• Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Erfahrungen im Bereich Büroorganisation; mehrjährige Tätigkeit in vergleichbarer Position ist wünschenswert
• Souveränes, verbindliches Auftreten gegenüber Vertreter*innen aus Wissenschaft, Wirtschaft und Politik; diplomatisches Geschick und hohe Diskretion und Loyalität
• Ausgeprägte Serviceorientierung
• Sicherer Umgang mit modernen IT- und Office-Anwendungen

We offer

• internationales Arbeitsumfeld mit Kommunikation in englischer und deutscher Sprache
• interessante Karrieremöglichkeiten und umfangreiches Qualifizierungs- und Weiterbildungsangebot
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf zertifiziert durch das Audit berufundfamilie
• vielfältige Unterstützung für „Neu-Berliner*innen“ (Welcome & Family Office)
• betriebliches Gesundheitsmanagement mit Fitness-Center

Außerdem profitieren Sie von:

• einer Vergütu