Office management - Wien in Berlin bei BlaulichtSMS GmbH

Office Management (m/f/x) - Wien

blaulichtSMS ist eine App, mit der Feuerwehren, Rettungsdienste und andere Einsatzorganisationen zuverlässig und schnell alarmiert werden. Wir unterstützen Einsatzorganisationen bei ihrer Arbeit, damit im Notfall die richtigen Menschen schnell und effizient kommunizieren und handeln können.

Über 4.000 Einsatzorganisationen und mehrere hunderttausend Anwender in Deutschland und Österreich vertrauen auf unsere Technologie. Wir möchten sie mit dir zusammen weiterentwickeln.

Wir sind mitten in einem Generationenwechsel, das bedeutet Aufbruchsstimmung, kurze Entscheidungswege, offene, respektvolle Kommunikation ohne Tabus, und für dich die Möglichkeit, die Zukunft unseres Produkts mitzugestalten.

Unser Team arbeitet aus Berlin und Wien. Wir arbeiten remote first und treffen uns, wenn es Sinn macht oder wir Lust haben.

Deine Tätigkeiten

• Du übernimmst die Verantwortung für das Office Management und unterstützt die Geschäftsleitung sowie die Mitarbeiter:innen vor Ort in Wien und Remote
• Für das Büro in Wien heißt das: effiziente Organisation von Büroabläufen, Ressourcen und Kommunikation, damit ein reibungsloser Betrieb gewährleistet ist

• Büroabläufe - Onboarding/Offboarding von Mitarbeitern, Abstimmung mit Zulieferern wie Hausverwaltung, Reinigungskräften, etc.
• Ressourcen - Verwaltung von benötigtem Büroinventar/IT-Geräten in Koordination mit der Buchhaltung/Finanzabteilung
• Kommunikation - Koordination und Abwicklung der Korrespondenz (Telefon, Eingangs-/Ausgangspost analog/digital)

• Für alle Remote Aktivitäten heißt das: digitale Abläufe einfach und effizient zu gestalten damit möglichst viel Zeit zum verbessern unserer Produkte bleibt

• Prozesse - Erstellung von Anleitungen/Handbüchern für interne Tools
• Software - Mithilfe bei der Einführung und Pflege von Software Tools wie Zoho und Trello

• Überwachung und Erinnerung an die Unternehmensziele zur Sicherstellung einer effektiven Umsetzung der Unternehmensziele

Dein Profil

• Erfahrung im Office Management und in der Anwendung von Software Tools (Google Suite, Trello, Zoho Suite, u.Ä.)
• Proaktive Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationstalent und der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen
• Bereitschaft, im Büro präsent zu sein
• Kommunikationsstärke - Fähigkeit Mitarbeiter an Unternehmensziele zu erinnern und bei der Umsetzung zu unterstützen
• Hohe Affinität zu digitalen Tools und Technologien

Besonders gut ️

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Erfahrung in Buchhaltungstätigkeiten und sicherer Umgang mit Buchhaltungssoftware
• Verständnis von OKRs und deren praktische Anwendung im Unternehmensumfeld
• Erfahrung in der Einführung von Zoho und der Durchführung von Trello Reviews/Cleanup

Dein Arbeitsumfeld

• Ein motiviertes, unbürokratisches Team in Wien, Vorarlberg und Deutschland
• Remote-First
• Familienfreundliches Umfeld mit flexiblen Arbeitszeiten
• Respektvoller Umgang. Wir arbeiten gerne zusammen - und verstehen, dass Arbeit nicht alles ist.
• Glückliche Kunden, die einen Beitrag zur Gesellschaft leisten

Haben wir dein Interesse geweckt? Dann melde dich bei unserem CEO Felix Hlatky unter jobs@blaulichtsms.net.

Vollzeit oder Teilzeit möglich (mind. 20h/Woche)

Ein kollektivvertragliches Bruttomonatsgrundgehalt ab EUR 2.318,- (Basis Vollzeit, bei Teilzeit aliquot). Die Bereitschaft zur Überbezahlung bei entsprechender Qualifikation und Erfahrung ist selbstverständlich gegeben.