Assistent*in der Abteilungsleitung (iv) in Berlin bei Deutsche Rentenversicherung Bund

Assistent*in der Abteilungsleitung (m/w/div) in Berlin bei Deutsche Rentenversicherung Bund

Deutsche Rentenversicherung Bund

Tätigkeitsbereich

In der Büroleitung der Abteilung Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Kommunikation organisieren und steuern Sie alle organisatorischen und terminlichen Belange der Abteilung in Abstimmung mit der Abteilungs-/Dezernatsleitung.

Die Vakanz ist im Rahmen einer Elternzeitvertretung befristet bis zum 15.08.2026 mit der Option zur Verlängerung.

Ihre Aufgaben

Sie erledigen selbstständig und eigenverantwortlich büroorganisatorische Aufgaben zur Entlastung und Unterstützung der Abteilungsleitung/Dezernatsleitung. Hierzu gehört zum Beispiel:

Sicherstellen der Arbeitsabläufe und Büroorganisation der Abteilung
Selbstständige und eigenverantwortliche organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Sitzungen (insbesondere der Abteilungsleitung)
Eigenverantwortliches Planen, Durchführen und Koordinieren administrativer Aufgaben (zum Beispiel: Schriftverkehr, Telefonauskunft, Terminkoordination, Ansprechpartner/in für Besucher, Post und E-Mails sichten usw.)
Überwachen der Haushaltsmittel
Proaktives Führen des Terminkalenders der Abteilungsleitung
Übernahme von Recherchen und Erstellen von Präsentationen, Vorlagen oder Auswertungen
Eigenverantwortliches Planen und Vorbereiten von Geschäftsreisen und das Bearbeiten der Reisekostenabrechnungen
Pflegen zentraler Informationen für die Abteilung

Ihr Profil

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische, büro- oder verwaltungsorientierte Berufsausbildung
Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in der Büroassistenz im direkten Umgang mit Führungskräften mit
Sehr gute MS Office-Kenntnisse und idealerweise HCL-Notes und SAP runden Ihr Profil ab
Sie bringen für das Aufgabengebiet ein hervorragendes Organisationsvermögen und Zeitmanagement mit sowie sehr gute kommunikative Fähigkeiten
Ihre Teamfähigkeit und Verbindlichkeit zeichnen Sie aus
Sie sind besonders zuverlässig, integer und diskret
Sie können auch unter Zeitdruck mit hoher Effizienz arbeiten

Wir bieten Ihnen

Eine interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin
Eine intensive und persönliche Einarbeitung