Assister le chef de poste dans l'organisation quotidienne de son activité.
activitesPrincipales
Assurer l'accueil physique et téléphonique, gérer les courriels ; Gérer l'agenda et les déplacements du chef de poste ou du chef de service ; Organiser des réunions, établir des comptes rendus ; Mettre en forme et valoriser les supports écrits ; Apporter l'information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ; En poste, prendre et entretenir des avec les autorités locales ; En poste, participer à la gestion administrative des réceptions ; En administration centrale, gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l'organisation des réunions de services ; Gérer les archives sur support papier et dématérialisées.
niveauFormationRequis
competencesAttendues
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Allemand
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B2 Avancé/Indépendant
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-
Anglais
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B2 Avancé/Indépendant
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-
Bureautique
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Expert
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-
Gestion administrative et budgétaire
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Pratique
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-
Gestion de l'information
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Expert
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-
Ministère et ses réseaux
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Maîtrise
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-
Techniques de communication
-
Pratique
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-
Techniques de rédaction
-
Maîtrise
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-
Accueillir une personne, du public
-
Expert
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-
Assister
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Expert
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-
Maîtriser les délais
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Expert
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-
Mettre en forme un document
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Maîtrise
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-
Rechercher des données, des informations
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Expert
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-
Rendre compte
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Maîtrise
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-
Travailler en réseau
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Expert
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Aptitude à l'écoute
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Expert
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Etre autonome
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Expert
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-
Etre rigoureux
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Expert
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-
Faculté d'adaptation
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Expert
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-
Faire preuve de discrétion
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Expert
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-
Réactivité
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Expert
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-
Sens de l'organisation
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Expert
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compositionEquipe
2 assistantes fonctionnant en brigade, sous l'autorité du/ de la chef de cabinet. L'équipe du cabinet au sein de la chancellerie politique comprend également un chef de cabinet adjoint, une secrétaire sociale, un chargé de mission "discours" et un agent chargé des distinctions honorifiques.
environnementProfessionnel
Relations avec l'ensemble des services de l'Ambassade ainsi qu'avec les consulats généraux.
liaisonsFonctionnelles
Relations avec les partenaires allemands pour l'organisation des rendez-vous à l'agenda. Liens avec les équipes de la police allemande chargées d'assurer la protection de l'Ambassadrice.
conditionsParticulieres
Contraintes liées à un exercice professionnel à l'étranger; Travail en brigade avec plage horaire étendue; Travail en langue allemande, parfois en anglais.
dureeAffectation
Détachement sur emploi : détachement d’1 an puis renouvellement de