Assistenz Büro der Landrätin in Elmshorn bei Kreis Pinneberg

Kreis Pinneberg

Assistenz Büro der Landrätin

Willkommen im kleinsten und einwohnerstärksten Kreis Schleswig-Holsteins. Mit rund 1.000 Beschäftigten engagieren wir uns in unterschiedlichen Fachgebieten für das Wohl von ca. 317.000 Menschen - individuell, freundlich und verbindlich.

Das Büro der Landrätin ist verantwortlich für die Unterstützung der Landrätin bei der Leitung der Kreisverwaltung nach innen und außen. Sie sorgen für den reibungslosen Tagesablauf der Landrätin. Termine haben Sie tagesaktuell im Blick und koordinieren den Kalender der Landrätin. Sie sind erste*r Ansprechpartner*in am Telefon der Landrätin und Anlaufstelle für die Kolleg*innen der Kreisverwaltung. Sie arbeiten Hand in Hand mit Büromanager*in und Referentin der Landrätin. Der Arbeitsalltag ist sehr abwechslungsreich.

Das sind Ihre Aufgaben:

Koordinieren, Planen und Überwachen von Terminen für die Tages-, Wochen- und Jahresplanung der Landrätin
Organisieren und Unterstützen beim internen und externen Schriftverkehr, Bearbeiten von E-Mails und Telefonieren Unterstützen bei der Organisation von repräsentativen Termine und Veranstaltungen
Empfangen von Besucher*innen und Betreuen und Bewirten von Gästen
Eigenständiges technisches Vorbereiten von Terminen einschließlich dem Organisieren von digitalen Formaten wie Videokonferenzen
Eigenständiges und abschließendes Bearbeiten von Themen nach Abstimmung mit den Büro-Kolleg*innen
Organisieren, Koordinieren und Abrechnen von Dienstreisen der Landrätin
Führen der Akten und Organisieren der Ablage mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems

Das bringen Sie mit:

Eine abgeschlossene 3 jährige Ausbildung zum/zur Kaufmann/-frau für Büromanagement, oder eine vergleichbare Ausbildung
Erfahrungen in einer öffentlichen Verwaltung sind wünschenswert
Mehrjährige Erfahrungen in den ausgeschriebenen Tätigkeitsbereichen
Gute EDV-Kenntnisse, insbesondere in den MS-Office Anwendungen und Videokonferenz-Formaten
Empathischen Umgang mit allen in- und externen Akteuren, ausgeprägte Serviceorientierung
Sehr gute Kommunikations- und Konfliktlösungsfähigkeiten
Kooperations- und Kompromissfähigkeit
Flexibilität und eine lösungsorientierte und strukturierte Arbeitsweise
Eine hohe Belastbarkeit und teamorientiertes Handeln
Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein

Darauf können Sie sich freuen:

Auf eine unbefristete Stelle in Vollzeit (39 Stunden / Woche) und bei Erfüllung der tarifrechtlichen Voraussetzungen eine Eingruppierung bis zu EG 6 TVöD
Eine tarifliche Jahressonderzahlung und ein jährliches Leistungsentgelt sowie eine betriebliche
Altersvorsorge
Flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub pro Jahr
Ein großes Angebot in- und externer Fortbildungen
Vielfältige Angebote unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements
Eine große Anzahl an Betriebssportmöglichkeiten und unser Firmenfitnessprogramm in Zusammenarbeit mit qualitrain
Beteiligung an Ihren Fahrtkosten im Rahmen eines HVV ProfiTickets

Neugierig geworden?

Dann sind wir schon gespannt auf Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen, die Sie bitte bis zum 27.09.2021 im Internet unter Aktuelle Stellenangebote über unser Online-Bewerberportal einstellen.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Personen jeden Geschlechts, um in den Teams ein ausgewogenes Verhältnis zu haben. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt.

Für Rückfragen zum Aufgabengebiet und zu den Anforderungen des Arbeitsplatzes steht Ihnen gern Frau Silke Linne, unter Telefon (04121) 4502 4403 zur Verfügung. Ihre Ansprechpartnerin zum laufenden Auswahlverfahren ist Frau Maren Eggers, Telefon (04121) 4502 1158.