Assistent*in der Institutsleitung in Darmstadt bei Betriebsfestigkeit und Systemzuverlässigkeit

Unser Team am Fraunhofer LBF forscht an Lösungen im Kontext #Nachhaltigkeit mit einem besonderen Fokus auf Leichtbau, Circular Economy, smarten Strukturen sowie an der Langlebigkeit und Zuverlässigkeit von Bauteilen und Systemen. Sie möchten Teil dieses inspirierenden Teams sein? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Ab dem 01.09.2024 ist folgende Stelle mit einem Arbeitszeitumfang von 30 Stunden/Woche zu besetzen:

Assistent*in der Institutsleitung

Was Sie bei uns tun

Im Team der Institutsleitung sind Sie die „Einflugschneise“ für alle Anfragen, die die Institutsleitung involvieren. Sie sind die zentrale Schnittstelle, arbeiten serviceorientiert und strukturiert, Sie sind ein Teamplayer und denken mit – für sich und andere. Sie sind ein Organisations-Profi – analog und digital.
Ein Arbeitstag kann typischerweise diese Aufgaben enthalten:

• Sie koordinieren interne und externe Terminanfragen souverän und selbstständig und haben die Wiedervorlage „im Griff“.
• Sie unterstützen bei der Vorbereitung, Umsetzung und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen.
• Sie überarbeiten Textdokumente redaktionell, führen Protokolle während Besprechungen und unterstützen bei der Erstellung von Präsentationen.
• Sie unterstützen das Projektmanagement der Institutsleitung bei besonders exponierten wissenschaftlichen Forschungsprojekten und übernehmen die Korrespondenz und Kommunikation mit Forschungsförderungsorganisationen sowie Bundes- und Landesbehörden.
• Sie planen in Zusammenarbeit mit der Reisestelle alle Reisen der Institutsleitung und rechnen diese ab.
• Sie arbeiten eng mit dem Büro des Fachgebiets Systemzuverlässigkeit, Adaptronik und Maschinenakustik SAM der Technischen Universität Darmstadt zusammen, das in Personalunion von der LBF-Institutsleitung geführt wird, und pflegen darüber hinaus guten Kontakt zu den entscheidenden Schnittstellen an der Universität.
• Sie recherchieren online zu strategisch bedeutenden Themen und bereiten für die Institutsleitung Notizen zur Vorbereitung von Meetings und Besprechungen auf.

Was Sie mitbringen

• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Sie navigieren versiert in allen gängigen MS-Office Anwendungen. Internetbasierte Formulare, Webseiten-Recherche meistern Sie „mit links“.
• Sie bedienen verschiedene, gängige Kommunikationskanäle und behalten auch bei mehreren Anfragen gleichzeitig einen kühlen Kopf und den Überblick.
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, eine weitere Sprache ist wünschenswert.
• Sie arbeiten eigenständig, gewissenhaft und lösungsorientiert; Sie sind offen, Neues zu lernen, und haben keine Angst vor eigenen Entscheidungen, Sie wollen „Ihre Sache“ fertigbekommen.
• Unser Umgang im „Team Institutsleitung“ ist positiv, partnerschaftlich, vertrauens- und respektvoll, genauso interagieren Sie mit Partnern aus Wissenschaft, Wirtschaft und Politik und den Fraunhofer-Kolleg*innen.

Was Sie erwarten können

• Ein innovatives, international renommiertes Forschungsinstitut mit vielfältigen Themen und hohem Praxisbezug und mit viel Spielraum für Ihre Kreativität und Ihre Eigeninitiative
• Ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld, ein interdisziplinäres Kollegium, eine offene, ergebnisorientierte und kooperative Arbeitsatmosphäre mit Gestaltungsspielraum
• Individuelle fachliche und persönliche Weiterqualifizierungsperspektiven
• Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten und Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Persönliche Altersvorsorge durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) und weitere (Sozial-) Leistungen des öffentlichen Dienstes
• Gute ÖPNV-Anbindung, Jobticket, kostenfreie Parkplätze, leistungsfähige Ladeinfrastruktur für Elektrofahrzeuge mit Vorzugskonditionen für Mitarbeitende
• Monatlich wechselnde Einkaufsvergünstigungen

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Die Vergütung erfolgt bis TVöD EG 8 (je nach Qualifikation).

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 30 St