N 102/2023 Sachbearbeiter/in Fakultätsverwaltung bei Universität Rostock
N 102/2023 Sachbearbeiter/in Fakultätsverwaltung (m/w/d) bei Universität Rostock
Stellenausschreibung N 102/2023
Die Universität Rostock bietet Ihnen eine vielfältige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einer traditionsbewussten, aber dennoch innovativen, modernen und familienfreundlichen Hochschule in einer lebendigen Stadt am Meer.
An der Universität Rostock ist vorbehaltlich haushaltsrechtlicher Regelungen an der Fakultät für Wirtschafts- und Sozialwissenschaften im Bereich der zentralen Fakultätsverwaltung zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet die folgende Stelle zu besetzen:
Sachbearbeiter/in Fakultätsverwaltung (m/w/d)
EG 8 TV-L, Teilzeitbeschäftigung, 30 Stunden/Woche, unbefristet
Aufgabengebiet
- Übernehmen der Verwaltungsorganisation durch u.a. Unterstützen der Fakultätsgeschäftsführung, Terminkoordinierung, Mitwirken beim Vorbereiten und Durchführen von wissenschaftlichen Veranstaltungen und Gremiensitzungen
- Öffentlichkeitsarbeit, z.B. Pflege des Social Media-Kanals, Gestalten und Pflege des Internetauftritts, Verfassen von einfachen Presseartikeln
- Raummanagement, z.B. Auslösen von Schließberechtigungen, Veranlassen von Gebäudeöffnungen, Buchen von sonstigen Veranstaltungen in der Datenbank
- Beraten von Lehrenden und Studierenden zur Prüfungsplanung und -gestaltung
- Organisieren und Vorbereiten von Prüfungsperioden
- Studierendenverwaltung, u.a. Bearbeiten von Zulassungen, Prüfungs- und Notenverwaltung, Erstellen von Dokumenten/Bescheiden, Abwesenheitsverwaltung
- Einführen, Mitgestalten und Umsetzen der E-Verwaltung an der Fakultät
- Unterstützen bei der organisatorischen Betreuung von Personalangelegenheiten, u.a. Bearbeiten von studentischen Hilfskraftverträgen, Vorbereiten von Einstellungsunterlagen
- Bearbeiten von Beschaffungsvorgängen, z.B. Erledigen von Bestellungen
Einstellungsvoraussetzungen
- abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r, Rechtsanwaltsfachangestellte/r oder vergleichbarer Abschluss mit möglichst gutem Ergebnis oder mehrjährige, einschlägige berufliche Erfahrungen in der Büro- und/oder Studierendenorganisation oder vergleichbarer Bachelorabschluss im wirtschaftswissenschaftlichen bzw. Verwaltungsbereich
- mindestens gute, anwendungssichere Kenntnisse von Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint)
- sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache und gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
- sehr gute Teamfähigkeit
- von Vorteil ist eine selbständige und lösungsorientierte Arbeitsweise, prozessorientierte Denkweise, Belastbarkeit, Flexibilität, absolute Verlässlichkeit, auch in Bezug auf den Umgang mit sensiblen Daten
- (verhandlungs-)sicheres Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern (persönlich, wie auch am Telefon) ist von Vorteil
- wünschenswert sind gute Kenntnisse in der öffentlichen Finanzverwaltung
- wünschenswert sind Kenntnisse im Bereich der Hochschulorganisation
- wünschenswert sind gute Kenntnisse in der Anwendung mit Typo 3 und HiS-Systemen
Wir bieten
- Arbeitsverhältnis nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beim Arbeitgeber Land Mecklenburg-Vorpommern, dieses vertreten durch die Universität Rostock
- Vergütung mit Entgeltgruppe 8 bei Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen
- eine individuelle Zuordnung der tariflichen Erfahrungsstufe unter Berücksichtigung Ihrer bisherigen Berufserfahrung
- 30 Tage Jahresurlaub und Jahressonderzahlung; zusätzliche Altersvorsorge (VBL)
- flexible Arbeitszeitgestaltung
- vielfältige Angebote für die Gesundheitsförderung und zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf bspw. durch unser Familienbüro oder unser Gesundheitsmanagement URgesund
- Vielzahl an Weiterbildungsmöglichkeiten, u.a. Sprachkurse, IT-Kurse, Seminare zur beruflichen Weiterentwicklung
- Teilnahmemöglichkeit am vielfältigen Angebot des Hochschulsports
Wir als Arbeitgeber
Chancengleichheit ist uns wichtig. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter oder gleichgestellter Menschen sind uns willkommen. Bewerbungen von Menschen anderer Nationalitäten oder mit Migrationshintergrund begrüßen wir.
Formale Hinweise
Da die Stelle aufgrund des Stundenumfangs auch für Beschäftigte in Betracht kommt, die bereits an der Universität teilzeitbeschäftigt sind, prüfen wir im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten, ob durch die Bewerbung eine Arbeitszeiterhöhung möglich ist.
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit vollständigen, aussagekräftigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Abschlusszeugnis mit Angabe der Abschlussnote) bis spätestens 28.11.2023. Es werden ausschließlich Bewerbungen berücksichtigt, die über unser Bewerbungsportal eingehen und alle gefor