Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.
Der Geschäftsbereich Zentrale Verwaltung integriert die Aufgaben der inneren Verwaltung rund um die Themen Personal, Organisation, IT, Arbeitsplatz und Arbeitsbedingungen. Die Produkte und Leistungen des Geschäftsbereiches sind durchgängig darauf ausgerichtet, die Leistungsfähigkeit der Verwaltung durch eine gute personelle und arbeitstechnische Ausstattung sowie organisatorische Rahmenbedingungen und unterstützende Dienstleistungen (Vergaben, Rechtsberatung, Kommunikation) sicherzustellen.
Potsdam wächst und damit auch die Aufgaben in der Verwaltung. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Büro des Dezernenten zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit eine*n
Leitungsassistenz / Ausschussbetreuung (m/w/d)
Kennziffer: 500.000.07
Ihre Aufgaben
Terminvor und -nachbereitung
- Unterstützung der Referentin:
- Erstes Votieren für die Terminübernahme oder -absage im Hinblick auf organisatorische Machbarkeit und erste Bewertung von Dringlichkeit und Priorität
- Eigenständiges Entscheiden über Ab- und Zusage von Terminen im eingeräumten Ermessensspielraum
- Terminvorbereitungen für den Dezernenten, insbesondere die Koordinierung von Gesprächsterminen und die eigenständige Zusammenstellung von Terminunterlagen
- Recherche und Themenaufbereitung
- Einholen von Vota und Stellungnahmen, Überprüfen der Stellungnahmen auf Vollständigkeit und Aussagekraft
- Protokollieren von Gesprächen und Gesprächsergebnissen
- Kommunikation von Arbeitsaufträgen, Führen der Themenspeicher und Wiedervorlagen
Arbeits- und Gesundheitsschutz und sonstiges Risikomanagement
- Führungsunterstützung im Themenbereich für den Dezernenten – u.a. in seiner Rolle als Vorsitzender des Arbeitsschutzausschusses
Betreuung von Ausschusssitzungen (derzeit Ausschuss für Partizipation, Transparenz und Digitalisierung - PTD)
- Vorprüfen der Themen für die Tagesordnung aus dem Ratsinformationssystem (RIS)
- Erstellen der Tagesordnung sowie Nachbereiten der Sitzung inkl. Niederschrift
- Komplette Bearbeitung der Sitzungen im RIS
- Vorbereiten der Sitzung für die/den Ausschussvorsitzende/n und den Dezernenten Zentrale Verwaltung; logistische Sitzungsvorbereitung
- Koordinieren zwischen dem Büro der Stadtverordnetenversammlung und Ausschussmitgliedern
Ihr Profil
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r (m/w/d) oder eine vergleichbare Berufsausbildung
- Einschlägige Berufserfahrung wünschenswert
- Kenntnisse und Erfahrungen in der Verwaltungsarbeit
- Fähigkeit, sich schnell auf unvorhersehbare Situationen einzustellen und zu reagieren sowie ein sicheres Informationsverhalten
- Kommunikations- und Kooperationskompetenz
- Dienstleistungskompetenz
Unser Angebot
- Ein attraktives Gehaltspaket mit fairer tariflicher Vergütung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD - VKA) in der Entgeltgruppe E 8 mit jährlicher Sonderzahlung und Prämie, betrieblicher Altersvorsorge, vermögenswirksamen Leistungen und monatlicher Bezuschussung eines VIP-Firmentickets in Höhe des Tarifgebietes Potsdam AB
- Ein sicherer Arbeitsplatz in einer wachsenden Stadt
- Arbeiten, wie es zum Leben passt: Flexibel mit unserer Gleitzeitregelung und einer 39-Stunden-Woche
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch familienfreundliche Arbeitsbedingungen
- Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. und 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage!
- Fitness-Kooperation mit den Potsdamer Bäderbetrieben und internen Betriebssportangeboten
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte bis zum 30.10.2023 online über unser Karriereportal.
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