Secrétaire général adjoint (F/H) - Institut français d'Allemae - Antenne de Munich in München bei Ministère de l europe et des affaires étrangères

Sous l’autorité du directeur délégué de l’Institut français d'Allemagne (IFA), antenne de Munich, vous occupez les fonctions de secrétaire général adjoint (SGA) d’un établissement à autonomie financière (EAF) en organisant le fonctionnement et la gestion administrative, matérielle, juridique, budgétaire et financière de l'IFA, antenne de Munich.

activitesPrincipales

Vos missions principales s'articulent autour des axes suivants : 1. Gestion financière et budgétaire : - préparation et suivi du budget de l’Institut, élaboration des budgets de l’antenne (initial et rectificatifs), mise en place d’outils d’optimisation de gestion, analyse des comptes budgétaires et suivi des tableaux de bord ; - gestion et suivi des crédits de l’antenne. 2. Gestion des ressources humaines : - dialogue social, coordination et encadrement, recrutement en lien avec le directeur de l’antenne et le Secrétariat Général de l’Institut français d’Allemagne, suivi et application de la législation locale du travail ; - suivi de l’organigramme fonctionnel (agents de droit local, expatriés), gestion des plannings et des congés ; - relations avec les représentants du personnel et les délégués syndicaux, gestion des conflits. 3. Gestion administrative, logistique, matérielle et immobilière : - pilotage de la logistique administrative et juridique de l’Institut (coordination des moyens et des ressources, conventions de prestation et rédaction de contrats avec les artistes, gestion des accueils des artistes en tournée, avec les fournisseurs, rationalisation des acquisitions, veille juridique, gestion du contentieux) ; - gestion des risques, veille à l’application des consignes de sécurité. Vous êtes aussi régisseur d’avances et de recettes de l’antenne.

niveauFormationRequis

Expérience confirmée en management, ainsi qu'en suivi budgétaire/gestion des ressources humaines d’un établissement. Expérience réussie dans un contexte culturel différent. Anglais facultatif.

competencesAttendues

• Allemand

  -

  B2 Avancé/Indépendant
• Anglais

  -

  B2 Avancé/Indépendant
• ELAP FINANCE

  -

  Maîtrise
• Bureautique

  -

  Maîtrise
• Achats et marchés publics

  -

  Pratique
• Contrôle de gestion

  -

  Maîtrise
• Droit/Réglementation

  -

  Maîtrise
• Environnement administratif, institutionnel et politique

  -

  Expert
• Gestion budgétaire et comptable

  -

  Expert
• Gestion des ressources humaines

  -

  Expert
• Logistique

  -

  Maîtrise
• Statut et réglementation des établissements à autonomie financière (EAF)

  -

  Expert
• Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif

  -

  Expert
• Animer une équipe

  -

  Expert
• Anticiper un risque, une évolution

  -

  Expert
• Dialoguer avec les représentants du personnel

  -

  Expert
• Elaborer un budget

  -

  Expert
• Gérer un conflit

  -

  Maîtrise
• Négocier

  -

  Maîtrise
• Organiser une activité

  -

  Maîtrise
• Aisance relationnelle

  -

  Expert
• Aptitude à l'écoute

  -

  Expert
• Etre rigoureux

  -

  Expert
• Faculté d'adaptation

  -

  Expert
• Sens de l'organisation

  -

  Expert
• CROCUS

  -

  Maîtrise

compositionEquipe

1 Directeur délégué, 1 Secrétaire général adjoint, 1 Attaché de coopération scientifique et universitaire (ACSU), 1 Attaché de coopération pour le français (ACF). 13 agents de droit local (ADL) : -2 agents d’accueil à temps partiel ; -3 gestion